Terminkalender

• Sie bearbeiten einen Termin aus dem Terminkalender heraus oder
• Sie bearbeiten einen Termin aus der Bewerbungen-Überischt

Beide Wege münden in demselben Dialog.

In dem obigen Beispiel haben wir für den 26.03 mindesten eine Absage zu unserer Einladung. Es gilt nun einen neuen Termin zu arrangieren.

Welcher Termin grundsätzlich möglich ist, stimmen Sie z.B. über Ihren Outlook-Kalender mit Ihren KollegenInnen und dem Bewerber ab. Haben Sie einen neuen Termin gefunden, können Sie eine neue Einladung versenden.

Die folgende Grafik zeigt den Weg, einen Termin aus dem Terminkalender heraus zu bearbeiten:

Klicken Sie auf den Termin – es öffnet sich eine Informationswolke, die neben Informationen zu dem Termin auch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Neben dem Aufruf des Terminbearbeitungsfensters bietet die Informationswolke eine schnelle Möglichkeit, einen Termin abzusagen.

Wenn Sie an einem einmal eingerichteten Termin eine Änderung vornehmen wollen - weil sich z.B. der Raum geändert hat - so gehen Sie wie Folgt vor:

• Identifizieren Sie den Termin in dem Terminkalender oder rufen den betreffenen Kandidaten auf, klicken auf „Termin ändern“ in der Statusspalte
• Es öffnet sich das Terminfenster.
• Nehmen Sie die Modifikationen vor.
• Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
• Die betroffenen Personen erhalten eine E-Mail mit dem modifizierten Termin. Die Modifikation in dem Termin wird in blauer Schrift dargestellt. Zudem wird auf die Änderungen mit entsprechenden Worten hingewiesen.

Die E-Mail zur Terminmodifikation kann individuell angelegt bzw. modifiziert werden und befindet sich zur Bearbeitung in den Mailtemplates.

Wenn es sich um Änderungen handelt, die keiner eigenen Informationsmail bedürfen, so haben Sie jederzeit die Möglichkeit, über den Button „Speichern ohne E-Mail-Versand“ die Änderungen vorzunehmen, ohne dass Ihre Bewerter oder Bewerber eine E-Mail erhalten:

Über den Terminkalender können Sie zudem auch Bewerber wie auch Bewerter ein- und ausladen. Gehen Sie dazu wie Folgt vor:

• Klicken Sie im Terminkalender auf den Termin und dort in der Informationswolke auf „Details bearbeiten“.
• Wechseln Sie in die Rubrik „Bewerter“ oder „Bewerber“.
• Entfernen Sie in der linken Spalte das Häkchen bei dem Bewerter oder Bewerber, den Sie ausladen wollen und setzten in der rechten Spalte ggfs. das Häkchen bei der Person, die Sie nun einladen wollen.
• Klicken Sie anschließend auf „Änderungen speichern“.
• Die betroffenen Personen bekommen über die Änderung eine E-Mail.
• Sollten Sie Änderungen vorgenommen haben, verändert sich sodann auch die Farbe des Termins in dem Terminkalender. Denn nun haben Sie wiederum einen neuen Bewerter, der noch nicht zugesagt hat. 

Bedarf die Absage des Termins keine E-Mail an die beteiligten Personen, so können Sie ebenfalls die Funktion „Termin löschen“ nutzen, die eine Aufhebung des Termins ohne Informationsmail zur Folge hat.

Im Vorfeld hatten wir ihnen bereits beschrieben, wie Sie über den Terminkalender mit einem Klick auf „Termin absagen“ in der Informationswolke einen Termin stornieren können.

Alternativ steht Ihnen die Absage auch über das Terminbearbeitungsfenster zur Verfügung. Wählen Sie den abzusagenden Termin aus dem Terminkalender aus.

Klicken Sie in dem Terminbearbeitungsfenster auf die Schaltfläche „Termin absagen“ am unteren Rand des Dialogfensters.

Der Termin wird aus dem Kalender und bei dem Bewerber ausgetragen. Alle betroffenen Personen erhalten eine Informationsmail. Auch hier gilt: Als Alternative können Sie ebenfalls einen „Termin löschen“, ohne dass die betroffenen Parteien darüber informiert werden.

Mitunter werden Termine nicht per E-Mail, sondern auch telefonisch bzw. persönlich bestätigt. Da soll zwar nicht die Regel sein – ist jedoch möglich. In diesem Fall werden Ihre Gesprächspartner eine Bestätigung per E-Mail wahrscheinlich nicht mehr vornehmen.

Um aber auch in diesem Fall den Überblick über vereinbarte und bestätigte Termine nicht zu verlieren, stellt Ihnen concludis mit dem Terminbearbeitungsfenster einen Weg zur Verfügung, die Termine manuell auf bestätigt zu setzen.

Gehen Sie dazu bitte wie Folgt vor:

• Öffnen Sie z.B. aus dem Terminkalender den Termin und wechseln in den Bearbeitungsmodus über „Termin ändern“
• Wechseln Sie in die gewünschte Rubrik für Bewerter oder Bewerber
• Verändern Sie den Status des Bewerters über das Drop-Down-Feld

Vergleichbar gehen Sie in der Rubrik für die Bewerber vor. Auch dort haben Sie hinter dem Bewerbernamen ein Drop-Down-Feld, über das Sie den Status modifizieren können.

Klicken Sie anschließend auf „Änderungen speichern“. Sie werden erkennen, dass im Terminkalender - sollten alle Teilnehmer nun auf „bestätigt“ stehen - die Farbe des Termins in „grün“ gewechselt hat.