FAQ Bewerbungsübersicht

Kann die Erstansicht in concludis individuell angepasst werden?

  • Der Konfigurator kann die Erstansicht bei den User-Rollen: Bewerter und Beobachter festlegen
  • Unter dem Menüpunkt Systemgrundlagen wählen Sie Systemeinstellungen und bleiben auf dem Reiter "Allgemein"
  • Hier können Sie bei der Erstansicht für Bewerter und Beobachter zwischen dem concludis Schreibtisch oder direkt der Bewerberübersicht (Suchergebnisliste) wählen:

Bewerter kann keine Bewerber aus seinem Projekt sehen!

  • Überprüfung der Benutzergruppe-Gruppe von Bewerter in der Benutzerübersicht (Konfig.)-> Abgleich mit Benutzergruppe der Bewerber und des Projektes
  • Prüfen, ob der Bewerber über die Weiterleitung (Projektbewerter oder Manuell) für den jeweiligen Bewerter freigeschaltet wurde
  • Bewerter ggfs. dem Projekt nach Ablauf einer Bewertungsrunde hinzugefügt? In der Historie überprüfen
  • Überprüfung der Rechte des Bewerters (Konfig.) -> ggfs. gesetzt „ausschließlich Bewerber eigener Projekte“, nicht gesetzt „kann Kandidaten sehen“.
  • Benutzer hat eine Doppelrolle „Admin“ und „Bewerter“, ggfs. mit „falscher“ Rolle auf Bewerberübersicht
  • Tipp für Konfiguratoren: Nutzung der ALIAS-Funktion, um o.g. Punkte auszuschließen


Bewerber nicht auffindbar!

  • In der Bewerberübersicht überprüfen, dass kein Filter gesetzt ist
  • Abgleich zugeordneter Unternehmen. Ist der Bewerber einem Unternehmen zugeordnet, welches dem USER  nicht zugewiesen wurde?
  • Auswahl von „ebenfalls archivierte Kandidaten“ und/oder „Poolkandidaten“ anzeigen lassen
  • Nach- und Vorname in der Übersicht vertauscht -> Namen in der Volltextsuche eingeben
  • Überprüfen des Löschprotokolls mit Hilfe eines Konfigurators – Kandidaten werden in Folge der Archivierung nach x Tagen aus dem System gelöscht (gemäß DSGVO)


Bewerber informiert, dass er keine e-Mails von Ihnen erhält

  • E-Mail-Adresse mit dem Bewerber abgleichen
  • landen die e-Mails in dem SPAM-Ordner (Junkmail Ordner) des E-Mail providers – Bewerber soll eine alternative E-Mail-Adresse nennen


Bewerber meldet, dass er sich nicht zum Kandidatenportal/Bewerbermappe einloggen kann

  • Abgleich der Daten – Stimmt die E-Mail-Adresse überein?
  • Wichtig: die originäre E-Mail-Adresse ist der Nutzername; d.h. wenn diese fehlerhaft eingegeben wurde und nun korrigiert wurde muss die fehlerhafte Adresse als Nutzername eingetragen werden – Diese Information seitens des Concludis-Nutzers ist aus der Bewerberübersicht – Persönliche Daten (MouseOver) zu entnehmen


Wie kann man Unterlagen an den Bewerber senden?

  • Bewerberübersicht -> Statusbox -> Hier kann schon "Nachricht senden" vorgeschlagen sein, über weitere Aktionen Nachricht senden
  • Auswahl der entsprechenden E-Mail-Vorlage 
  • Im dritten Reiter "E-Mail an Bewerber" neben der Betreffzeile auf die kleine Büroklammer klicken, dann öffnet sich das Anlagenfeld


Wie gelange ich zu meinen Pool- oder Archivkandidaten?

  • Erst einmal abklären, ob das entsprechende Benutzerrecht vorliegt
  • Auswahl in der Filterliste (Bewerberübersicht) „ausschließlich archivierte Kandidaten“ oder „ausschließlich Pool-Kandidaten“ anklicken
  • Um bestimmte Kandidaten ausfindig zu machen weitere Filteroptionen hinzufügen

Wie kann ein Bewerbungsanschreiben auf ein neu-zugeordnetes Projekt geschlüsselt werden?

  • Wählen Sie in der Bewerberübersicht das Bewerbermenü an (erste Spalte)
  • Klicken Sie dort auf die "Projektzuordnung"
  • Wählen Sie bei den zugeordneten Projekte den Button "Zugewiesenes Anschreiben ändern"
  • Sie können nun, das Dokument, welches vom System als Anschreiben erkannt wurde dem Projekt zuordnen:

Wie kann einem Bewerber ein anderes Dokument als Anschreiben zugeteilt werden?

  • Über die drei Punkte in der Spalte "Persönliche Daten" auf "Persönliche Daten bearbeiten":
  • Runterscrollen bis zu "Anschreiben"
  • Dort auf "Ändern" klicken:

  • Sie erhalten eine Auflistung aller zugesendeten Dokumente des Bewerbers und können mit einem Klick entscheiden, welches Dokument als Anschreiben aufgelistet wird

Was bedeutet in der Statusbox "Warten auf Löschung"?

  • Bewerber die Sie per E-Mail absagen (sowohl via Workflow, als auch händisch), bekommen automatisch eine Löschfrist gesetzt. Diese sehen Sie, wenn Sie per Mouse-Over beim jeweiligen Kandidaten über den Namen gehen.

  • Hat der Datensatz diesen "Archiviert" Flag nicht, so muss er manuell über das Bewerber-Menü archiviert werden – umso die Löschfrist gesetzt zu bekommen.

Eine Kandidat ist schon lange eingestellt bzw. auf eingestellt klassifiziert, aber noch im System. Warum ist er noch nicht archiviert bzw. gelöscht?

  • Die Bewertungsrunde könnte noch nicht beendet sein und noch eine/mehrere Bewertung/en ist/sind ausstehend. Somit ist der Kandidat nicht archiviert.
  • Der Status "Eingestellt" wurde nicht mit dem entsprechenden Workflow-Vorgang verknüpft. Bitte prüfen Sie Ihre Workflow-Vorgänge im Konfigurationsbereich.
  • Wenn Sie keinen entsprechenden Workflow-Vorgang für eingestellte Bewerber hinterlegt haben, können Sie einen Bewerber mit einer "Einstellungs-E-Mail" archivieren. Sie können für Ihre eingestellten Bewerber eine E-Mail Vorlage erstellen, die dem Kandidaten mitteilt, dass Sie aufgrund seiner Einstellung seine Daten in Kürze aus dem Bewerbermanagementsystem entfernen. In den Einstellungen des Templates wählen Sie an: "Nach Versand Bewerber archivieren: Ja".  
  • Sie haben weder einen entsprechenden Workflow-Vorgang noch ein entsprechendes E-Mail Template eingerichtet: Bitte archivieren Sie Ihren eingestellten Kandidaten manuell, nachdem Sie den Status "Eingestellt" gewählt haben.

Wann erhalten Bewerber eine Eingangsbestätigung?

  • Prinzipiell können alle Bewerber, unabhängig davon ob sie via Formularbewerbung, Mappen Bewerbung, E-Mail-Bewerbung, manuelles Einpflegen, Weiterleitung via E-Mail eine Eingangsbestätigung erhalten.
  • Es gilt zu beachten, ob in der Systemmail Eingangsbestätigung (zu finden bei den E-Mail Vorlagen) ein Haken bei „Auch bei Weiterleitung“ gesetzt ist. Andernfalls müssen Eingangsbestätigungen, nachdem Unterlagen via E-Mail über die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an das System versandt wurden, manuell pro Kandidat aus dem System verschickt werden.

Kann sich ein Bewerber auf das gleiche Projekt ein weiteres Mal bewerben?

  • Einstellung einzurichten im Konfigurationsbereich -> Systemgrundlagen -> Systemeinstellungen -> Allgemein
  • Bei Klick auf der Checkbox "Ja" ist zusätzlich die Anzahl der Tage, ab wann eine Wiederbewerbung möglich ist, anzugeben
  • Diese Einstellung gilt nur für bereits archivierte Kandidaten. Kandidaten, die sich während eines aktiven Prozesses erneut Bewerben erhalten automatisch eine Information per E-Mail, dass aktuell eine erneute Bewerbung auf das gleiche Projekt nicht möglich ist
  • Diese Mailvorlage kann im Konfigurationsbereich -> E-Mail Vorlagen (Systemmails) angepasst werden

Können nachträglich Benutzergruppen zum Bewerberprofil hinzugefügt werden?

  • In der Bewerberübersicht können Sie Benutzergruppen in der ersten Spalte des Bewerberprofils (persönliche Daten) hinzufügen.
  • Mit Klick auf die zugehörige Benutzergruppe öffnet sich ein Modalfenster mit einem Dropdown-Feld. Sie erhalten eine Übersicht der Ihnen sichtbaren Benutzergruppen und können die entsprechenden Gruppen mit einem Klick hinzufügen.
  • Neu erstellte Benutzergruppen tauchen dort - sofern Ihre Sichtbarkeit nicht eingeschränkt ist - direkt auf.

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