E-Mail Vorlagen
Im normalen Arbeitsalltag fallen Aufgaben, wie der Versand von E-Mails an. Um nicht jedes Mal eine neue E-Mail verfassen zu müssen, gibt es die Möglichkeit E-Mail Vorlagen anzulegen. Dabei geht es um die Verwaltung der Inhalte von System E-Mails, sowie der Gestaltung individueller E-Mail Vorlagen.
Um eine E-Mail Vorlage zu erstellen, müssen Sie in der Konfigurator-Rolle wechseln und bei den Einstellungen unter dem Reiter „Systemgrundlagen“ -> „E-Mail Vorlagen“ auswählen. Indem Sie „neue E-Mail Vorlage“ auswählen, können Sie individuell eine neue E-Mail gestalten und diese hinterlegen.
Bei den E-Mail-Vorlagen wird zwischen Individuellen Vorlagen und Systemvorlagen unterschieden.
Die individuellen können Sie anlegen, ändern und löschen. Systemvorlagen können nur im Text von Ihnen angepasst werden.
Wenn eine neue Vorlage erstellt wird starten Sie mit einem Namen und einem Titel.
Die Felder Absender-E-Mail und Absender Name können Sie entweder mit Variablen belegen oder fest eintragen. Sie finden eine Liste der Variablen ebenfalls in der Hilfe.
Hinweis: wenn kein Wert bei "Absender E-Mail" hinterlegt wird, greift concludis auf die Basis Absender E-Mail Adresse in den Systemeinstellungen zurück.
Der Betreff kann ebenfalls entweder über Variablen oder fest belegt werden.
Der E-Mail Text kann ebenfalls mit Variablen versehen werden.
Im unteren Teil können Sie die Signatur wählen.
Bei der E-Mail-Signatur kann eingestellt werden welche Signatur am Ende der E-Mail stehen soll. Keine Signatur beinhaltet, dass keine gesetzt wird. Dynamisch bedeutet, dass nach einer bestimmten Reihenfolge die Signatur ausgewählt wird (je nachdem welche Signaturen hinterlegt sind ).
Die Signatur-Prioritäten sind in concludis, wie folgt, gesetzt:
- 1. Projekt
- 2. Mailvorlagen
- 3. Unternehmen
- 4. Stellenbörse
- 5. Signatur der Nutzer (Nutzerdatensatz)
- 6. Benutzergruppen
- 7. Standard
Bei „ bestimmte Signatur“ kann gezielt eine bestimmte Signatur hinterlegt werden, welche jedes Mal bei der ausgewählten Mail-Vorlage gesetzt wird.
Hinweis: Absender-Email-Adresse (im oberen Teil) liegt in der Priorität unter der, der in der Signatur des Nutzers.
Als nächste Möglichkeit können Sie entscheiden, ob Mail-Vorlage zur Terminvereinbarung dienen soll. Im Falle einer Absage wird in der Regel „Nein“ ausgewählt. Bei anderen Vorlagen, wie z.B. einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch kann ausgewählt werden, ob dies persönlich, telefonisch oder per Videoanruf stattfinden soll.
Zum Schluss ist es wichtig, dass Sie den möglichen Kandidatenstatus auswählen und ob der Kandidat nach Versand archiviert werden soll.
Archivierung sollte nur bei einem finalen Status (wie Absage, Einstellung) gewählt werden.
Anwenderhinweis: Falls eine neue Vorlage erstellt wird, die jedoch einer bereits existierenden ähnelt, können Sie auf die vorhandene Vorlage gehen und diese kopieren. Somit haben Sie sich Arbeit erspart und müssen nur wenige Änderungen vornehmen.