FAQ Workflow

Wie gewährleiste ich, dass jeder Bewerber unwiderruflich im System gelöscht wird?

Bewerber, die im System eingegangen sind, erhalten nach Archivierung automatisch ein Löschdatum - dieses richtet sich nach der eingegebenen Löschfrist in den Systemeinstellungen -> Datenschutz -> Löschvorgaben. 

Hierbei ist beachten, dass dies nicht für aktive Kandidaten in archivierten Projekten gilt, sondern nur für Kandidaten, die sich mit Ihrem Datensatz im Archiv befinden.

 

Eine automatische Kandidatenarchivierung kann/sollte durch einen Absage Workflow-Vorgang ausgelöst werden. Falls dies nicht im Vorhinein festgelegt wurde, kann ein Default-Workflow-Vorgang erstellt werden, der in einem Durchlauf alle Bewerber archiviert und somit mit einem Löschdatum versieht. 

Dieser Vorgang ist in der Rolle als Konfigurator unter dem Menüpunkt: Workflow -> Workflow-Vorgänge zu erstellen.

In der Erstellungsmaske des Vorgangs sollte der Kandidatenstatus Berücksichtigung finden. Alle Bewerber, die einen Statuswert, der auf einen beendeten Rekrutierungsweg hindeutet, hinterlegt haben sollten durch den Neu-Erstellten Workflow-Vorgang archiviert werden, so z.B.:

Praxistipp: In bestimmten Bereichen kommt es vor, dass ein zu hohes Bewerberaufkommen dazu führt, dass Bewerber nicht zeitig bearbeitet werden können. In diesem Fall könnte ein Workflow Vorgang eingerichtet werden, der aktive Bewebern automatisch absagt und sie archiviert.

Kann das System hinsichtlich der Löschfrist zwischen eingestellten und abgesagten Bewerbern:innen differenzieren?

  • Alle Bewerber:innen, die sich im Archiv befinden erhalten automatisch eine Löschfrist. Diese Löschfrist ist allgemein Gültig und differenziert nicht nach beispielsweise dem Bewerberstatus.
  • Die Löschfrist für archivierte Kandidaten:innen kann in der Rolle Konfigurator angepasst werden
  • Unter "Systemgrundlagen"->"Systemeinstellungen"-> "Datenschutz"->"Löschvorgaben" kann die Löschfrist geändert werden.
  • Sobald Kandidaten archiviert werden finden Sie die Löschfrist im Bewerberprofil:
  • Für concludis ist sowohl für abgesagte wie auch eingestellte Bewerber:innen der Bewerbungsprozess beendet und diese werden folgerichtig archiviert und demnach gemäß der definierten Löschfrist aus dem System unwiderruflich gelöscht.
  • Wenn gewünscht ist, dass eingestellte Kandidaten:innen länger in der Datenbank verweilen können Sie hierfür die Löschfrist verlängern. Dies führt jedoch auch dazu, dass Ihre abgesagten Bewerber:innen länger in der Datenbank bleiben, oder Sie richten einen Workflow-Vorgang ein, der eingestellte Kandidaten:innen später (oder auch nicht) archiviert. Dementsprechend muss an der Löschfrist selber nichts verändert werden.

Ein Workflow Vorgang wurde nicht ausgeführt - was könnten mögliche Ursachen sein?

Obwohl ein Workflow-Vorgang in der Vergangenheit zuverlässig lief, fällt Ihnen bei einem oder ggfs. auch bei mehreren Bewerbern auf, dass die gewünschte Ausführung nicht stattfand. 

Mögliche Ursachen hierfür könnten die Folgenden sein:

  • Der Tag der Ausführung eines Vorgangs ist ein Wochenend-/ Feiertag. Wochenend-/ Feiertage finden zwar beim Counter (Tagezähler) der Ausführungstage Berücksichtigung, jedoch wird die Ausführung (wie z.B. Statuswechsel und/oder Mailversand an den Bewerber) erst am Wochentag ausgeführt.  Beispiel: Bewirbt sich ein Bewerber am Montag vor 14 Tagen, dann wird der Workflow-Vorgang, wenn auf 14 Tage gestellt, am Montag in 2 Wochen aus. Bewirbt sich der Bewerber an einem Samstag, wird der o.g. Workflow-Vorgang erst am Montag danach ausführen. also am 16. Tag
  • Der erstellte Workflow-Vorgang ist nicht im entsprechenden Workflow hinterlegt. In der Konfiguration des Workflow-Vorgangs (z.B. C1 Absage nach 7 Tagen) bestimmen Sie Parameter, die beim Kandidaten vorliegen müssen, damit ein Vorgang (wie z.B. die Absage nach 7 Tagen) ausgelöst wird. Dieser Vorgang muss zwingend in einem Workflow (Menüpunkt Workflow -> Workflow) hinterlegt werden. Dort geben Sie an wann vom System geprüft werden kann, ob ein Vorgang ausgeführt werden kann

  • Die im WF-Vorgang konfigurierten Voraussetzungen stimmen nicht mit den Parametern des Bewerbers überein. Bitte prüfen Sie, ob Parameter, wie der Status, Klassifizierung Archivierungsstatus, Bewerbungseingang des Bewerbers mit den hinterlegten Parametern im Workflow-Vorgang übereinstimmen
  • In sich ausschließende Ausführungszeiten. Beispielsweise steht im Workflow der Vorgang zur Ausführung am 10. Tag, aber im Workflow-Vorgang selber steht "frühste Ausführung" 14 Tage nach z.B. Eingang der Bewerbung. So wird der Workflow-Vorgang einmalig am 10. Tag nach Bewerbungseingang auf vorhandene Parameter beim Bewerber geprüft. Da die im Vorgang hinterlegten 14 Tage nach Bewerbungseingang noch nicht erreicht sind, wird der Vorgang also folglich nicht ausgeführt. Eine weitere Prüfung (als nach den 10 Tagen) findet nicht statt. Der Vorgang wird also nie ausgeführt. Bei Vorgängen, die den Datenschutz betreffen (wie z.B. Absage nebst Archivierung -> Löschung) empfiehlt es sich im Workflow zu den Vorgängen "d" für daily (zu dt. täglich) zu hinterlegen. So ist gewährleistet, dass eine tägliche Prüfung der Vorgangsparameter stattfindet.

  • Der Bewerber ist einem Projekt mit einem Projekt-Workflow zugeordnet. Je nach Konfiguration greifen die Vorgänge des Standardworkflows nicht, wenn dem zugeordneten Projekt/Stellenausschreibung ein Projekt-Workflow hinterlegt ist. Bitte prüfen Sie im jeweiligen Projekt ob und welcher Projekt-Workflow hinterlegt ist. Unter Workflows im Konfigurationsbereich können Sie ersehen welche Vorgänge damit verbunden sind. Wenn bestimmte Standardvorgänge in jedem Fall ausgelöst werden sollen, empfiehlt es sich "unabhängig von anderen Workflows immer ausführen" in den Workflows anzuwählen. 
  • Default (stadardmäßig)
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