Workflow erstellen

Für das Recruiting eines Unternehmens verantwortlich zu sein, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Hier geht es um die wichtigste Ressource, die im Unternehmen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.

Diese Aufgabe bedarf ausreichend Zeit. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen unseren Workflow Manager zur Verfügung, mit dessen Hilfe sie einige Routineaufgaben automatisieren können.

Den concludis Workflow Manager werden Sie nicht mehr missen wollen. Dieser Assistent unterstützt Sie in der Kommunikation innerhalb wie auch außerhalb Ihres Unternehmens. Sie entscheiden über den Grad der Unterstützung – von vollautomatisiert bis teil-automatisiert. Inhalte, Dauer und Abfolge der automatisierten Kommunikation legen Sie individuell fest.

Der Assistent übernimmt z.B. bei den Bewerbern, die Sie nicht für eine Vakanz in Ihrem Unternehmen ansprechen wollen, den online Schriftverkehr. Das kann ein Zwischenbescheid fünf Tage nach Bewerbungseingang sein, ein weiterer Zwischenbescheid nach 14 Tagen oder eine Absage nach zwei Wochen. Der Workflow-Assistent sendet in Ihrem Auftrag E-Mails an die betreffenden Bewerber.

In Ihrer Benutzerrolle Konfigurator können Sie die Workflow Vorgänge bearbeiten und erstellen. Wählen Sie den Menüpunkt: Workflows - Workflow-Workflow-Vorgänge.

Im Dropdown Feld Bearbeitungsstufe wählen Sie entweder "**NEU**", um einen neuen Vorgang zu erstellen oder wählen einen bereits erstellten Vorgang an, um Änderungen vorzunehmen.

Die Bearbeitungsstufe muss von Ihnen benannt werden (z.B. Z1 Erster Zwischenbescheid). Darunter finden Sie die Bearbeitungsfilter. Hier werden die Einstellungen vorgenommen, die den Workflow Vorgang auslösen. Insbesondere die Klassifizierung, wie auch der Kandidatenstatus sind wichtige Konditionen, um einen Workflow auszulösen, oder auch zu blockieren.

So können Sie z.B. einen Vorgang erstellen, der allen Bewerbern die auf "C" klassifiziert sind, eine Absagemail zukommen lässt. Mit dem dazugehörigen Kandidatenstatus als Parameter kann z.B. verhindert werden, dass bereits abgesagte Bewerber eine weitere Absagemail erhalten. (so können Sie anwählen, dass keine E-Mail an C-klassifizierte Bewerber herausgeht, die bereits den Status "Absage erfolgt" haben).

Über den Workflow Manager können Sie auch die automatisierte Kommunikation mit Bewerbergruppen managen (z.B. mit interne Bewerber oder Kandidaten mit Schwerbehinderung).

Wichtig: Mit Hilfe des Workflow Managers können Sie neben der Korrespondenz auch Prozesse innerhalb des Systems steuern. Beispielsweise, können Sie einen Statuswechsel beim Kandidaten hervorrufen, ohne E-Mail Versand.

Zusätzlich können Sie individuell entscheiden, wann Ihre Prozesse in Gang gesetzt werden. In den Drop-Down-Feldern unter "Ausführung frühestens ab" wählen Sie die Zeit ab wann Ihr Vorgang startet. Sie können ganze Prozesse mit Hilfe des Managers abbilden - so können Sie unter dem dritten Drop-Down-Feld angeben, dass der Vorgang erst X Tage nach der letzten Korrespondenz mit Ihren Kandidaten beginnt. Dieses Vorgehen bietet sich z.B. für automatisierte Zwischenbescheide an.

Im letzten Teil der Workflow-Konfiguration wählen Sie die Aktion/en, die der Vorgang auslösen soll. Wenn der Harken bei E-Mail versenden gesetzt wird öffnet sich ein Eingabefenster für den E-Mailversand. Sie können hier festlegen, ob Sie Bewerber oder concludis Nutzer anschreiben möchten (z.B. den Betriebsrat bei Kandidaten, die die Prozessstufe Vorstellungsgespräch erreicht haben).

Hier kann der Text eingegeben und bearbeitet werden, der an Ihre Kandidaten/Nutzer versendet werden soll. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle auch aus Ihren bereits vorhandenen E-Mail Templates eine E-Mail zu wählen. Auf diese Weise haben Sie unter "E-Mail Templates" auf einen Blick Ihre gesamten Korrespondenztexte, um ggfs. Änderungen vorzunehmen.

Unter den Aktionen wählen Sie ebenfalls den Bewerberstatus, den der Vorgang hervorrufen soll (z.B. "abgesagt" nach einer Absage E-Mail). Bewerber können z.B. auch durch einen "Absage-Workflow" archiviert werden.

Workflow aktivieren

Bitte beachten Sie, dass Ihr Vorgang erst beginnt, wenn Sie den erstellten Vorgang unter dem Menüpunkt: Workflows -> Workflow einem Workflow zuordnen:

Mit Klick auf "Bearbeiten" taucht neben dem Workflow taucht ein Drop-Down-Feld auf. Hier erscheinen alle erstellen Vorgänge auf. Ein Workflow kann aus beliebig vielen Vorgängen bestehen.

Nachdem Sie einen Vorgang ausgewählt haben müssen Sie nun noch die Reihenfolge und den Startzeitpunkt für die Ausführung wählen. Mit einem Zahlenwert ist die Ausführungsreihenfolge der verschiedenen Vorgänge Ihres Workflows zu bestimmen. Der Vorgang mit dem kleinsten Wert wird zuerst ausgelöst.

Hinweis: Geben Sie Ihren "Absage Vorgängen" einen möglichst kleinen Wert, sodass diese einer der ersten Prozesse sind, die innerhalb des Workflows ausgelöst werden. Wenn Ihr Workflow z.B. einen Zwischenbescheid enthält sollte dieser nicht mehr ausgeführt werden, wenn dem Bewerber bereits eine Absagemail im gleichen Durchgang zugesendet werden soll. Der Absagestatus verhindert, abhängig von der Konfiguration des Vorgangs, das Ausführen weiterer Vorgänge.

Mit dem Wert "Nach Tagen" legen Sie fest, ab wann geprüft wird, ob die Konditionen für das Ausführen eines Vorgangs vorliegen. Bitte beachten Sie, dass diese Prüfung bei einem Zahlenwert lediglich ein einziges Mal stattfindet. Wenn täglich geprüft werden soll, ob die Bedingungen für das Auslösen eines Vorgangs vorliegen ist hier der Wert "d" für daily (zu dt. täglich) einzutragen.

Zur Veranschaulichung dient folgendes Beispiel:

Absage Workflow Vorgang C1:

Dieser Vorgang beinhaltet folgende Konfiguration: Es soll allen Bewerbern, die auf C-klassifiziert sind, einen der Statuswerte "Neu", "Fachbeurteilung erhalten", "Warteliste" haben und mindestens 10 Tage einem Projekt/Stellenanzeige zugeordnet sind eine Absagemail mit dazugehörigen Statuswechsel in "Abgesagt" zugesandt werden.

Wenn Sie den Vorgang einem Ihrer Workflows zuweisen und bei "Nach Tagen" z.B. 12 eintragen prüft der Manager bei Ihrem Bewerber 12 Tage nach Eingang der Bewerbung, ob die Konditionen für eine Absage vorliegen. Ist ein Bewerber dann nicht auf C-klassifiziert wird der Vorgang nie ausgeführt. Da hier nur eine einmalige Prüfung nach 12 Tagen stattfindet. Aus diesem Grunde ist hier "d" für die tägliche/immer wiederkehrende Prüfung einzutragen.

Eine genaue Tagesanzahl sollte z.B. bei Vorgängen für Zwischenbescheide eingetragen werden. Wenn die Konditionen nach z.B. 14 Tagen nicht vorliegen, bedarf es ggfs. keinem Zwischenbescheid mehr, da der Kandidaten sich ggfs. schon in einem Prozessschritt befindet bei dem er eine andere Rückmeldung vom Unternehmen erhält (Einladung zum Gespräch, Absage oder Einstellung).

Ein Workflow kann einem Projekt/Stellenanzeige in der Nutzerrolle Administrator zugeordnet werden, es sei denn Sie wählen das Kästchen "Unabhängig von anderen Workflows immer ausführen" an. Dies sollte beim Standardworkflow der Fall sein. Dieser Workflow läuft für jeden Ihrer Projekte im Hintergrund - er muss nicht im Projekt ausgewählt werden.

Als Standardworkflow sollten Vorgänge hinterlegt sein, die Prozesse auslösen, die für Ihr Unternehmen eine allgemeine Gültigkeit besitzen (bsp. Information an Benutzer, dass unbearbeitete Bewerber im System vorliegen, Erinnerung an Bewerter eine Rückmeldung zum Bewerber zu geben, etc.).

Sie können Workflows für bestimmte Bewerbergruppen einrichten - z.B. für Auszubildende (AZUBI-Workflow).

Auf diese Weise können sie u.A. Ihre Bewerbergruppen gezielt ansprechen (z.B. Ihre Azubi-Bewerber duzen in der Mail-Korrespondenz), oder auch bewerbergruppenspezifische Prozesse schaffen (z.B. Absage-Vorgänge, die Bewerber für Azubipool anfragen). Diese spezifischen Workflows müssen dazu in den jeweiligen Projekten/Stellenausschreibungen hinterlegt werden.

Wichtig: Es empfiehlt sich Standardprozesse zu definieren, diese im Standardworkflow zu hinterlegen und bewerbergruppenspezifische Abweichungen in einzelne, nach Bewerbergruppenbenannten Workflows zu fassen. Wenn Sie z.B. für Ihre Bewerbergruppe AZUBIs eine gesonderte Absagemail verfassen möchten müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

In dem Vorgang (hier: C-Azubi) hinterlegen Sie "Kandidaten die mit einem Projektworkflow bearbeitet werden".

Der Workflow muss (in Ihrer Administratorenrolle) dem Projekt hinterlegt werden.

In den zugeordneten Vorgängen des Standardworkflows muss kein Haken bei "Projekt Workflow-Assistent" angewählt sein, damit diese in Kombination mit den AZUBI-Workflow ausgeführt werden.

ACHTUNG: Um zu vermeiden, dass eine doppelte Absage (Azubi und Standardabsage) an den Kandidaten versendet wird, muss darauf geachtet werden, dass im Vorgang der Standardabsage "Kandidaten, die OHNE Projekt-Workflow-Assistent bearbeitet werden" ausgewählt ist,

Unter unseren FAQs finden Sie Beispiele für die Einrichtung gängiger Workflow-Vorgänge.