Bewerbungsdokumente nachreichen 2.0. - Eine einfache Lösung für Bewerber und Bearbeiter
Wir freuen uns, Ihnen ein aufregendes neues Feature vorzustellen, das den Bewerbungsprozess noch einfacher und effizienter gestaltet. Ab sofort haben Bewerber die Möglichkeit, fehlende Bewerbungsdokumente unkompliziert nachzureichen. Mit nur wenigen Klicks können sie auf ein spezielles Link in ihrem Bewerbungstemplate zugreifen und eine Übersicht der benötigten Dokumente einsehen. Anschließend haben sie die Möglichkeit, die Dokumente direkt hochzuladen. Diese Funktion erleichtert nicht nur Bewerbern das Leben, sondern ermöglicht es auch Bearbeitern, den Status der Bewerbungsunterlagen besser zu verfolgen.
Wie funktioniert das neue Feature?
Sie haben ab sofort im Bewerbermenü unter "Weitere Aktionen" einen weiteren Menüpunkt:
" Dokumente anfordern".
Über "Anlagen" in der Projektspalte des Bewerbers besteht ebenfalls die Möglichkeit fehlende Bewerbungsunterlagen nachzufordern.
Mit Klick auf diesen Menüpunkt öffnet sich das "Dokumente anfordern Modul". Hier können Sie das/die fehlende(n) Dokument(e) entsprechend auswählen und genau definieren:
In folge dessen wählen Sie: "Weiter zur Vorschau" und erhalten eine Vorschau Ihrer E-Mail an den Bewerber. Das System greift auf eine angelegte E-Mail-Vorlage zurück und passt den Inhalt entsprechend Ihrer, im vorherigen Schritt, ausgewählten und definiteren anzufordernden Unterlagen an:
Nachdem Sie "E-Mail versenden" wählen erhält der Bewerber die E-Mail mit der Aufforderung die entsprechenden Dokumente unter einem bestimmten Link hochzuladen. Der Bewerber muss sich, um Dokumente hochzuladen, nicht registrieren. Der Zugang zu der E-Mail verifiziert den Kandidaten in diesem Fall und er wird zu folgender Seite weitergeleitet:
Dort hat der Bewerber die Möglichkeit die angeforderten Unterlagen an entsprechender Stelle schnell und einfach hochzuladen. Bereits hochgeladene Dokumente können mit Klick auf "Bearbeiten" entfernt oder ergänzt werden.
Nachdem der Bewerber seine fehlenden Dokumente zur Verfügung gestellt hat besteht nunmehr kein weiteres ToDo auf Kandidatenseite.
Das Dokumente anfordern Modul generiert einen Parallelstatus zum Stand der Unterlagenvollständigkeit.
In der Projektspalte kann der Recruiter den Status der nachgereichten Dokumente beobachten.
Nachdem die E-Mail an den Kandidaten versendet wurde erscheint die "Anlagen-Rubrik" in "rot (ausstehend), unter Berücksichtigung der bereits mitgelieferten Dokumente:
Sobald der Bewerber ein angefordertes Dokument nachreicht ändert sich der Status der Anlagenrubrik von rot auf gelb (unvollständig):
Sofern der Bewerber alle angeforderten Dokumente hochgeladen und somit nachgereicht hat ändert sich die Rubrikfarbe in grün (vollständig):
Hinweis: Das Modul "Dokumente anfordern" hat zusätzlich eine neue Filteroption generiert!
Recruiter können nun nach Kandidaten mit ausstehenden, unvollständigen oder vollständig nachgereichten Dokumenten filtern.
Auf dem concludis Schreibtisch können Kandidaten mit nachgereichten Dokumenten nach wie vor ebenfalls ersehen werden.
Wie wird das neue Feature konfiguriert?
Um das neue Feature nutzen zu können müssen Sie die E-Mail Vorlage im Konfigurationsbereich entsprechend anpassen.
Der Name des entsprechenden Template lautet: "Nachforderung von Unterlagen".
Dort müssten folgende Variablen hinterlegt sein
@@docrequest.list@@ steht für die Auflistung der angeforderten Dokument-Typen und @@docrequest.url@@ löst sich beim Kandidaten als Link für die Upload-Seite auf. Den Text können Sie auf Ihren Wunsch hin anpassen.
Dokument-Typen
Zudem können Sie die Standard Dokument-Typen im Konfigurationsbereich -> Einstellung -> Bewerben -> Dokument-Typen entsprechend anpassen oder neue Typen hinzufügen/entfernen.
Beispielsweise könnten Sie den Dokumenten-Typ Arbeitszeugnis in Arbeitsnachweis umändern.