Die Projektliste

1 Übersicht über die Projektliste

Über die Projektliste können Sie je nach Konfiguration alle Projekte sehen die in concludis verfügbar sind. Sie können die Projekte bearbeiten, Veröffentlichen und beenden. Es bietet sich sogar die Möglichkeit, Bewerber über die Projektliste zu bearbeiten. Im Folgenden gehen wir näher auf die einzelnen Funktionen und Möglichkeiten ein.

2 Struktur der Projektliste

Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit diverse Filter zu setzen. Mittig sehen Sie eine Box mit Informationen zum Projekt. Links haben Sie eine farbliche Markierung.

Gelb: Projekt im Genehmigungsprozess
Grün: Aktiv
Rot: Beendet
Grau: Archiviert

Im oberen Teil der Box steht der Name der in concludis für das Projekt vergeben wurde. Bei aktiven Projekten steht unter dem Namen noch der Zusatz, ob das Projekt für Bewerber geöffnet oder geschlossen ist.

2.1 Icons zu Bewerbern und Veröffentlichungen

Zwischen dem Projekttitel und der Fußzeile finden Sie einige Icons. Per Mouseover ploppen Informationen zu den diversen Icons auf. Der erste Block bezieht sich auf die Bewerber, der zweite Block bezieht sich auf Veröffentlichungen.

Die Icons zum Bewerber sind klickbar. So haben Sie eine Abkürzung um direkt in die Bearbeitung der Kandidaten zu wechseln. Außerdem haben Sie erste Kennzahlen zum Projekt, wie z.B. Gesamtbewerber, Bewerbungseingänge, Gespräche und Vertragsverhandlungen.

Die Icons zur Veröffentlichung sind nicht klickbar. Per Mouseover bekommt aber die Laufzeit angezeigt. So kann man schnell und einfach die Laufzeit kontrollieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Ausgegraute Elemente bedeuten das entweder keine Veröffentlichung stattgefunden hat, oder die Veröffentlichung bereits beendet wurde.

2.2 Die Fußzeile

In der Fußzeile eines Projekts finden Sie als erstes die Projekt ID. Diese Nummer ist einmalig in Ihrer Installation. Damit kann ein Projekt eindeutig identifiziert werden. Als nächstes kommt das Erstelldatum. Achtung das Erstelldatum ist nicht zwingend auch das Datum der Erstveröffentlichung.

In der Fußzeile werden weiter noch das Unternehmen angezeigt für welches das Projekt geschaltet ist und die Benutzergruppe. Je nach Konfiguration können Sie sich hier auch den hinterlegten Workflow ansehen.

2.3 Projekte bearbeiten

Auf der rechten Seite finden Sie 4 weitere Icons. Mit Klick auf den Stift gelangen Sie in die Projektbearbeitung. Hier können Sie das Projekt anpassen, falls es in der Zwischenzeit zu Änderungen gekommen ist. Achtung: Das Unternehmen und die Anzeigenvorlage sind im Nachgang nicht zu ändern. Ansonsten haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie bei einer Neuanlage eines Projektes.

2.4 Veröffentlichen

Über das Veröffentlichungssymbol können Sie ihre Projekt schnell und unkompliziert veröffentlichen.
Ein einmal in concludis angelegtes Projekt wird automatisch in der Stellenbörse auf Ihrer Webseite veröffentlicht - es sei denn, Sie haben bei der Projektanlage in dem Register "Einstellung" festgelegt, dass der Projektstatus "passiv" ist, das Veröffentlichungsdatum für "externe Stellenbörse" in der Zukunft liegt oder Sie haben in der Rubrik "Stellenbörse" bei "In der Stellenliste anzeigen" den Wert "Nein" festgelegt.

Darüberhinaus haben Sie die Möglichkeit - bei entsprechend vorhandenem Recht - eine Stelle über die Veröffentlichung in Ihrer Stellenbörse hinaus in externen Medien - also Jobbörsen - aus concludis heraus komfortabel zu posten.

In der Projektliste ("Projekte - Übersicht") finden Sie die Auflistung Ihrer aktiven Projekte. In der letzten Spalte dieser Zusammenstellung, der Spalte "Steuerung", finden Sie das Symbol "Weltkugel". Hier posten Sie ein Projekt in einer externen Jobbörse.Sie finden hier drei Optionen für das Posten Ihres Projektes:

2.4.1 Multiposting

Hier finden Sie einen Shop mit über 400 Stellenbörsen, in die Sie Ihr Projekt posten können. Eine Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Jobbörsen finden Sie hier: http://bit.ly/2hqhXqB.

In der oberen Hälfte des Dialoges finden Sie in der Rubrik "Rahmenverträge" die Jobbörsen, mit denen Ihr Unternehmen einen Vertrag über Sonderkonditionen abgeschlossen hat. Entweder erkennen Sie die noch verbleibende Anzahl an Veröffentlichungsmöglichkeiten oder einen Veröffentlichungspreis.

Um eine Jobbörse auszuwählen, klicken Sie bitte auf den grau hinterlegten Titelbalken. Die ausgewählte Börse wir grün gekennzeichnet.

Aus der drunterliegenden Rubrik "Einzelnen Jobbörsen" können Sie nun beliebig viele Jobbörsen auswählen, in denen Sie Ihr Projekt veröffentlichen wollen. Jeder Jobbörse ist ein Preis zugeordnet.

Rechts oben in dem Dialogfenster finden Sie einen Einkaufskorb. Haben Sie alle Jobbörsen ausgewählt, klicken Sie bitte darauf und schließen Ihren Einkauf ab. Anschließend wir Ihnen in einer Übersicht angezeigt, in welchen Jobbörsen das Projekt nun geschaltet wird. Die Farben geben Ihnen Auskunft über den Veröffentlichungsstatus. Gehen Sie mit der Maus auf das "I"-Symbol, um die Bedeutung der Farben zu erkennen.

2.4.2 Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit

Über diesen Dialog veröffentlichen Sie Ihr Projekt bei der Bundesagentur für Arbeit. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen". Die Stellenbörse der BA gibt Ihnen nach ca. 10 Minuten eine Rückmeldung über den Veröffentlichungsstatus. Dieser wird Ihnen in dem Dialogfenster angezeigt.

2.4.3 Link teilen

Mit der Option Link teilen können Sie einen Link generieren und an verschiedenen Stellen hinterlegen. Über die URL Parameter können Sie den Link anpassen. Sie können sie Quelle vorbelegen oder die Sprache und differenzieren zwischen intern und extern.

Die Links werden nochmal unterschieden nach Link zur Stellenanzeige, Bewerbungslink und E-Mail Link.

Die Links zur Stellenanzeige und der Bewerbungslink können über diese Schaltfläche auch direkt bei Facebook, Twitter usw. geteilt werden.

2.5 Projekt Performance

Über die Reiter "Projekt", "Bewerber", "Bewerberkennzahlen", "Quellen/Medien" und "Bearbeitungszeit" erhalten Sie differenzierte Auswertungen zu dem jeweiligen Thema. Zudem werden die Kanäle, die Sie über das Multiposting nutzen ebenfalls hinsichtlich Ihrer Bewerbereingangszahlen aufgezeigt.

Auswertungen im Detail

Unter der Ziffer  1 finden Sie die Projektnummer und den -namen.
Unter  2 finden Sie die verbleibende Laufzeit.
Ziffer  3 zeigt Ihnen die Gesamtzahl der Bewerbungen an.

Ziffer 4 zeigt die Lage der Bewerber entsprechend der Klassifizierung an.
Die Ziffer 5 zeigt die Lage der Bewerber in dem jeweiligen Bearbeitungsstatus.
Mit einem Klick auf die Zahlenwerte bzw. die Balken werden die zugehörigen Bewerberdatensätze angezeigt.

2.5 Weitere Optionen über die drei Punkte

Über die drei Punkte haben Sie noch einige Optionen. Auch hier kommt es darauf an, wie die Rechte im User Datensatz eingestellt sind. Die meisten Punkte sind selbsterklärend.
Vorschau der Stellenanzeige bedarf wohl keiner weiteren Erklärung. Projekthinweise für Bewerbungen, wenn Sie hier einen Hinweis verfassen, taucht die Information hinter den Veröffentlichungsicons auf. Sie können beliebig viele Hinweise hinterlegen. Per Mausover können die Hinweise gelesen werden.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit beliebig viele Notizen zu einem Projekt zu hinterlegen. Auch das ist über die drei Punkte möglich. Hinweise und Notizen können abgeändert oder auch gelöscht werden.

Gleich verhält es sich mit den Projektanlagen. Hier können Dokumente oder Freigaben hinterlegt werden.

Mit Klick auf Terminübersicht bekommen Sie alle Termine innerhalb des Projektes angezeigt. Die Übersicht können Sie sich auch ausdrucken.

Wenn Sie über die drei Punkte eine Wiedervorlage erstellen wird automatisch ein Bezug zu diesem Projekt erstellt. Sie finden die Wiedervorlage auf Ihrem concludis Schreibtisch.

Über die Historie können Sie alle Änderungen die im Projekt vorgenommen wurden chronologisch nachlesen. Die Historie loggt automatisch ab Erstellung alle Änderungen.

Sie können auch über die drei Punkte Bewerbungen hinzufügen. Hier bieten sich die bekannten Wege, Kandidaten in concludis einzufügen an.

Für Bewerber schließen bedeutet das Sie das Projekt übergangsweise still legen um Anpassungen vornehmen zu können oder um die vorhandenen Bewerber zu bearbeiten. Wenn doch kein passender Kandidat dabei war können Sie das Projekt wieder für Bewerber öffnen. Achtung: Wenn das Projekt für Bewerber geschlossen wir, werden auch die aktiven Veröffentlichungen beendet und müssen bei erneuter Aktivierung gegeben falls kostenpflichtig neu geschaltet werden.

Kopie erstellen erklärt sich auch von selbst. Genau wie Projekt beenden.
Wenn ein Projekt beendet wird, kann es theoretisch wieder aktiviert werden. Wenn ein Projekt archiviert ist, kann es nur noch kopiert werden, aber nicht wieder hergestellt werden.

Hinweis: Ein beendetes Projekt wird nicht automatisch archiviert und ein archiviertes Projekt wird auch nicht automatisch gelöscht. Dies muss von dem Recruiter manuell erfolgen.

3 Filter

Über den Punkt Projekte -> Übersicht gelangen Sie in die Projektübersicht. Beim ersten öffnen werden Standardmäßig immer die „Eigenen“ Projekte geladen. Unter dem Suchfeld, welches man für die Suche nach Titel oder Projekt ID nutzen kann, finden Sie einen Schieberegler mit dem Sie die Ansicht der Projekte erweitern können.

Hier gilt zu beachten das alle Projekte nicht gleich alle Projekte sind. Sie können in dieser Ansicht nur die Projekte sehen die zu Ihrer Unternehmenszuordnung und Benutzergruppe passen.

3.1 Status der Projekte

Je nach Konfiguration haben Sie in Ihrer Ansicht nun Projekte die sich im Genehmigungsprozess befinden, auf Aktive, Beendete und Archivierte Projekte.

Die Projekte die sich im Genehmigungsprozess sind gelb markiert. Aktive Projekte sind Grün, hier wird noch unterschieden zwischen Aktiv Offen und Aktiv geschlossen. Beendete Projekte haben eine rote Markierung und Archivierte Grau.

3.2 Offene und geschlossene Projekte

Wie bereits vorher erwähnt werden die aktiven Projekte nochmals unterschieden nach offen und geschlossen. Ein Projekt das aktiv offen ist kann auf der Homepage, im Intranet und auf diversen Jobportalen veröffentlicht werden. Es ist auch möglich sich über die freigeschalteten Bewerbungswege zu bewerben.

Wenn das Projekt nun für Bewerber geschlossen wird, werden automatisch alle Veröffentlichungen beendet. Eine Bewerbung ist extern nicht mehr möglich. In concludis können jedoch weiterhin per E-Mail-Weiterleitung Bewerber eingepflegt werden.

Während das Projekt für Bewerber geschlossen ist, kann man Änderungen am Projekt vornehmen. Wenn das Projekt jetzt erneut Veröffentlicht werden soll, fallen erneut Kosten für die Veröffentlichung an.

3.3 Worin liegt der Unterschied zwischen beendeten und archivierten Projekten

Wenn ein Projekt beendet wird, kann es theoretisch wieder aktiviert werden. Wenn ein Projekt archiviert ist, kann es nur noch kopiert werden, aber nicht wieder hergestellt werden.

Hinweis: Ein beendetes Projekt wird nicht automatisch archiviert und ein archiviertes Projekt wird auch nicht automatisch gelöscht. Dies muss manuell erfolgen.

Einstellungen hierzu können Sie als Administrator (mit entsprechenden Rechten) unter "Projekte" - "Übersicht" vornehmen.

3.4 Filter ergänzen

Unter der Filterung für den Projektstatus haben Sie die Möglichkeit weitere Filter hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf das kleine "+" und es öffnet sich ein Modalfenster mit den Filtern die Sie nutzen können. Die zugefügten Filter werden ebenfalls in der linken Spalte aufgeführt und können mit Dropdown-Feldern bedient werden.

Wie auch in der Bewerberübersicht können Sie Filterschemata speichern und immer wieder aufrufen.

4 Export und Sortierung

Auf Höhe des Suchfeldes befinden sich in der gleichen Zeile noch 4 weitere Buttons. Der erste nennt sich Neues Projekt. Wie man ein neues Projekt anlegt finden Sie hier.

Der zweite Button nennt sich Alle Bewerbungen auflisten. Diese Option macht Sinn wenn Sie die für sich relevanten Projekte gefiltert haben. Wenn Sie nun auf den Button klicken werden Ihnen alle Bewerber zu den gefilterten Projekten aufgelistet. Das ist vor allem dann nützlich wenn es um eine bestimmte Gruppe von Projekten geht bei denen schnell ein geeigneter Kandidat gefunden werden soll.

Der letzte Button ist für den Export.

Alle wichtigen Daten zu Ihren Projekten lassen sich aus concludis heraus exportieren. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel die Daten Ihrer Projekte an verschiedene Kostenstellen übertragen oder anderweitig aufbereiten.

Wir haben unsere Export-Funktion für Projekte und Bewerber für Sie so gestaltet, dass das Speichern individueller Schemata möglich ist. Auf diese Weise können Sie sich regelmäßig die Bewerber-/Projektdaten auswerfen lassen, die für Sie und Ihr Unternehmen eine Rolle spielen.

Um Ihnen die Erstellung eines Schemas vereinfachen, haben wir alle Bewerber-relevanten Felder/Daten in verschiedene Kategorien zusammengefasst/gruppiert.

Der Export kann Ihnen in folgenden Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden: .csv, .xls sowie .xlsx.

Für das Erstellen eines Projektexports gehen Sie wie folgt vor:

LogIn mit der Rolle: Administrator
Wechsel zu "Projektliste"
Klick auf die Schaltfläche "Projekte exportieren"
Folgende Auswahl ist zu treffen: "Export mit Standard-Schema"; "Neues Export-Schema erstellen" und "Export ohne Export-Schema"
Mit Klick auf eine dieser Flächen öffnet sich ein Datenauswahlfenster. Hier ist eine Auswahl, der zu exportierenden Datenfelder, zu treffen. Im Falle der Erstellung eines neuen Export-Schemas benennen Sie Ihr Export-Schema.
Klicken Sie auf "Schema speichern" - auf diese Weise können Sie bei jedem Export auf ihr gewünschtes Schema zurückgreifen.

Auf Ihr erstelltes, individuelle Export-Schema können Sie nun wie folgt zurückgreifen:

Hinweis: Ein Export-Schema kann nicht auf die Nutzerprofile weiterer concludis Anwender übertragen werden.

Der letzte Button befindet sich weiter rechts. Hierüber kann man die Sortierung der Projektliste beeinflussen. Als Standard ist immer die Sortierung nach neuester zuerst. Hier kann man die Sortierung noch entweder umdrehen nach ältester zuerst oder Alphabetisch von A-Z oder Z-A.