Benutzer/Benutzerrechte
In concludis können verschiedene Nutzerrollen angelegt werden, bei denen für jeden Prozessschritt die entsprechenden Berechtigungen für involvierte Mitarbeiter freigeschaltet werden. Das Berechtigungskonzept sorgt für den Schutz der personenbezogenen Daten der Bewerber und dem individuell angepassten Sichtbarkeitsgrad der jeweiligen Nutzerrollen. Darüber hinaus ergibt sich daraus eine gewisse Transparenz hinsichtlich der Verantwortlichkeiten und eine klare Definition der Ansprechpartner.
Ihre Nutzer anlegen und bearbeiten können Sie im Konfigurationsmenü unter "Unternehmen und Benutzer" -> "Benutzer". Sie erhalten dort eine Übersicht Ihrer vorhandenen Nutzer und können jederzeit über die Schaltfläche "Neue Benutzer" neue Nutzer einpflegen.
Neue Benutzer anlegen
Es erscheint folgendes Eingabefenster:
1. Vorlage: Sie haben die Möglichkeit Ihren neuen Nutzer mit einer Benutzerrechtsvorlage zu verknüpfen. Sie erreichen eine Zeitersparnis bei Anlage Ihrer Nutzer, da keine Rechte mehr für die jeweilige Nutzerrolle ausgewählt werden müssen. Ihre Nutzer-/Rollenvorlagen erstellen Sie, indem Sie in der Benutzerverwaltung auf den Reiter "Vorlagen" klicken und die Schaltfläche "Neue Vorlage" anwählen:
Die Vorlagen können jederzeit mit Klick auf das "Bearbeitungssymbol" aufgerufen und bearbeitet/aktualisiert werden.
Sie können hier auf den ersten Blick sehen mit wie vielen concludis Nutzern diese Vorlage verknüpft ist. Durch die Zuweisung einer Vorlage können Sie Nutzern ebenfalls direkt ein Unternehmen zuordnen.
Hinweis: Wenn Sie Änderungen an der Vorlage, auf alle Nutzer mit dieser Vorlage, übertragen möchten können Sie dies mit Betätigung der Schaltfläche: "Speichern und Rechte zugewiesener Benutzer aktualisieren". Wenn Sie lediglich den "Speichern-Button" anwählen, gelten die Änderungen erst für die neu hinzugefügten Nutzer mit der jeweiligen Vorlage.
2. Benutzername
Wählen Sie für den neuen Nutzer einen geeigneten Benutzernamen. Besonders gut eignet sich der Zuname in Kombination mit dem ersten ersten Buchstaben des Vornamens (z.B. Max Mutermann = MMustermann), oder ggfs. due Position im Unternehmen (z.B. Recruiter).
3. Vor- und Nachname
Die Historie im System bildet den Vor- und Nachnamen des Nutzers ab. Aus diesem Grunde ist es wichtig, an dieser Stelle einen korrekten Ansprechpartner einzutragen, um ggfs. einen bestimmten Kollegen direkt auf eine Änderung im System ansprechen zu können. Bei "Sammelaccounts" (z.B. Benutzername: Personalabteilung) sollte ein/e Kollege/Kollegin aus dem entsprechenden Team mit korrekten Vor- und Zuname hinterlegt werden.
4. E-Mail
Sie sollten hier darauf achten, die korrekte Firmen-E-Mail Adresse zu verwenden. Ihr Nutzer erhält über diese E-Mail Adresse seine Zugangsdaten zum System. Zudem hat der Nutzer die Möglichkeit, in einer "Passwort vergessen" - Situation, über diese E-Mail Adresse einen Autorisierungscode für die Erstellung eines neues Passwortes anzufordern.
Sie haben im Benutzermenü ebenfalls die Möglichkeit Gruppenmails an mehrere oder an alle Nutzer zu versenden:
Primäres Unternehmen/Benutzergruppen
Bei Anlage Ihres neuen Benutzers können Sie ihm/ihr direkt ein Unternehmen und entsprechende Benutzergruppen hinzufügen. Auf diese Weise limitieren Sie die Ansicht Ihres Nutzers auf den für ihn/sie zuständigen Bereich.
Bitte beachten Sie, dass Sie Ihrem Nutzer nur ein Primärunternehmen zuordnen können. Im Falle der Benutzergruppenzuordnung können Sie mehrere oder sogar die Wildcard zuweisen. Sowohl die Unternehmenszugehörigkeit wie auch die Benutzergruppenzuordnung kann jederzeit im Benutzerprofil geändert werden.
Benutzerexport
Sie haben in Ihrer Benutzerübersicht die Möglichkeit einen Benutzerexport in .xlsx, .xls, oder .csv herunterzuladen:
Benutzermenü
In der Benutzerübersicht können Sie verschiedene Aktivitäten mit nur einem Klick ausführen:
Mit Klick auf das Bearbeitungssymbol gelangt man in das Nutzer-Profil. Hier können die verschiedenen Rechte angepasst werden, Daten zur Person abgeändert und Benutzergruppen- und Unternehmenszuweisungen bearbeitet werden.
Über das E-Mail Symbol können Sie Ihrem User eine Nutzerbegrüßung (inkl. Login Daten) zukommen lassen. Diese können Sie in Ihrem Konfigurationsmenü unter E-Mail Vorlagen -> Systemmails entsprechend anpassen.
Mit dem "Uhrsymbol" erhalten Sie Zugriff auf die Historie des einzelnen Nutzers. Sie können seine Aktivitäten im System nachvollziehen, indem Sie die einzelnen Zeilen "aufklappen":
Sie werden in der Historie im Benutzermenü keine Informationen zu den Daten der bewerteten/verarbeiteten Bewerber erhalten. Aufgrund von Datenschutzregelungen können die Bewerberdaten, wie Name und Adresse an dieser Stelle nicht abgebildet werden. Sie sehen lediglich die Aktivitäten des Nutzers im System.
Mit diesem Symbol starten Sie eine Alias-Session mit dem jeweiligen concludis Nutzer. Sie erhalten die identische Systemansicht, wie der jeweilige concludis Nutzer und können in seinem Namen Aktivitäten vornehmen. Die Alias Funktion ist hilfreich, wenn ein Nutzer an einer Stelle im System nicht weiter kommt, oder Sie prüfen möchten wie sich z.B. eine Anpassung der Rechte auf die Ansicht Ihrer Nutzer auswirkt.
Hinweis: Sie können im System alle Aktivitäten im Namen des Nutzers vollziehen, außer die Vertreterfunktion. Dies ist die einzige Funktion, die ausschließlich der jeweilige Nutzer aus seinem Profil ausführen kann.
Mit diesem Symbol können Sie einen Nutzer unwiderruflich aus dem System löschen. Er hat keinen Zugang mehr zum System und sein Profil wird aus der Benutzerübersicht entfernt. Seine Aktivitäten können Sie dennoch in der Historie seiner Bewerber und/oder Projekte nachvollziehen. Bitte stellen Sie sicher, dass laufende Projekte mit weiteren Nutzer "besetzt" sind.
Serienversand
Sie haben über die Schaltfläche "Serienversand" - oberhalb der Benutzerliste - die Möglichkeit einige oder alle Nutzer anzuschreiben. Sie können beispielsweise mit einem Klick eine Benutzerbegrüßung an mehrere neu-angelegte Benutzer senden, oder wichtige rollenspezifische Informationen an jeweilige Nutzer verschicken. Sie können Ihre Benutzerliste vorab filtern.