Wie wird ein Vertreter eingerichtet und verwaltet?
Einen Vertreter einrichten und verwalten
In concludis können Vertreter bestimmt werden. Diese übernehmen im Abwesenheitsfall die Aufgaben der jeweiligen Rolleninhaber – also des zu Vertretenden. Die Vertreterfunktion ist an keine Rolle gebunden – also übergreifend für jeden Nutzer verfügbar.
Hinweis: Das Modul Vertreter ist kostenlos und muss freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an den concludis helpdesk: helpdesk@concludis.de
Die Vertreterfunktion richten Sie wie folgt ein:
- Loggen Sie sich in concludis ein.
- Öffnen Sie am oberen rechten Bildschirmrand das Menü mit Ihrem Benutzernamen und wählen dort den Menüpunkt "Mein Account", um die Benutzerdatenverwaltung zu öffnen.
- Klicken die hier auf den Punkt „Meine Vertreter verwalten“.
Sind Sie bei einem anderen Nutzer vertretungsberechtigt, werden diese hier ebenfalls aufgelistet.
Eine neue Vertretung einrichten
Um eine neue Vertretung einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Vertreterverwaltung auf den Button „Neue Vertretung einrichten“.
- Eine Suchleiste öffnet sich, in der Sie über die E-Mail bzw. den Benutzernamen nach der Person suchen können, die Sie vertreten soll.
- Der Vertreter wird in der Liste „Meine Vertreter“ gespeichert.
Vertreter verwalten
In der Liste „Meine Vertreter verwalten“ sehen Sie Ihre bereits eingerichteten Vertreter und können diese auf Wunsch wieder löschen.
Sind Sie von einem anderen Benutzer als Vertreter bestimmt worden, können Sie jederzeit auf die Ansicht des anderen Nutzers wechseln, um seine Aufgaben zu erledigen.
- In der Benutzerdatenverwaltung sehen Sie unter dem Punkt „Meine Vertretungsberechtigungen“, wer Sie als Vertreter bestimmt hat.
- Per Klick auf den Namen gelangen Sie in die Alias-Rolle des Kollegen.
- Dies wird auch an der veränderten Darstellung Ihres Benutzernamens erkennbar.
Wichtig:
Sind Sie in der Rolle des Vertretenden unterwegs, können Sie keine weiteren Vertreter bestimmen. Hierzu ist nur der ursprüngliche Nutzer berechtigt – Vertreter darf keine eignen Vertreter bestimmen! Über die Alias-Session in der Benutzerübersicht können Sie keine Vertreter bestimmen!
ACHTUNG: Ihr Vertreter kann in ALLE Ihre Rollen schlüpfen. Wenn Sie z.B. eine Konfigurator Rolle haben und einen Kollegen als Vertreter einrichten der "nur" eine Bewerter Rolle hat, kann der Vertreter auch in Ihre Konfigurator Rolle gehen.