Privacy by default

Datenschutzfeundliche Voreinstellungen

concludis verfügt über programmseitige Algorithmen und Vorkehrungen, die die Einhaltung des Datenschutzes dem Nutzer erleichtern. Die datenschutzrelevanten Einstellungen können nur durch einen Mitarbeiter mit der Rolle des Konfigurators festgelegt werden.

Passwortregeln

Systemeinstellungen - Passwort-Regeln

In diesem Menü können individuelle und allgemein gängige Parameter definiert werden, um die Passwort-Policy des jeweiligen Unternehmens auch in concludis umzusetzen.

Datenschutzerklärung

Systemeinstellungen – Datenschutz – Datenschutzerklärung

Unter diesem Menüpunkt hinterlegen Sie den allgemeinen Text der Datenschutzerklärung.

Der Datenschutzerklärung stimmt der Bewerber bei Nutzung des concludis Bewerbungsformulars zu. Über den Menüpunkt Systemeinstellungen legen Sie zudem fest, dass der Eingangsbestätigung (E-Mail) für den Bewerber die Datenschutzerklärung beigefügt wird.

Zudem bestätigt er, dass der das 16. LJ vollendet hat. Gibt der Bewerber seine Zustimmung nicht, kann der Bewerbungsvorgang nicht abgeschlossen werden.

Datenschutzerklärung in der concludis Mandantenversion

Einstellungen – Unternehmen

Unter diesem Menüpunkt legen Sie weitere einer Holding zugehörige juristische Personen an, die über concludis das Bewerbermanagement abbilden.

Die DSGVO erwartet, dass in der Datenschutzerklärung die jeweiligen Angaben (Unternehmensname, Anschrift des Unternehmens, verantwortliche Stelle, Ansprechpartner, Datenschutzbeauftragter, Aufsichtsbehörde) explizit für den Bewerber aufgeführt werden, um ihm eine Beschwerde gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ohne Hürden zu ermöglichen. Diese Angaben werden per Variablen in die Datenschutzerklärung eingebunden.

Das jeweils ausschreibende Unternehmen bekommt so eine auf das Unternehmen abgestimmte Datenschutzerklärung im Bewerbungsformular für den Bewerber dargestellt.

Cookie Einstellungen

Systemeinstellungen – Datenschutz – Datenschutzerklärung

Hier legen Sie fest, dass Bewerber bei Aufruf des Bewerbungsformulars aufgefordert werden, Cookies zu akzeptieren. Seitens concludis werden nur technisch notwendige Cookies gespeichert. Drittanbieter-Cookies – wie z.B. Google-Analytics werden nicht berücksichtigt. Wünscht der Kunde nicht technische Cookies, so empfehlen wir die Umsetzung des Bewerbungsformulars über die concludis API. So kann der Kunde die Abfrage der Cookies entsprechend der eigenen Anforderungen gestalten. Diese Einstellung greift nur bei Cookies, die von concludis gesetzt werden.

Löschvorgaben von Bewerberdaten

Systemeinstellungen – Datenschutz - Löschvorgaben

Hier legen Sie fest, wann archivierte Bewerber von concludis automatisch gelöscht werden sollen.Dieser Wert kann individuell je Unternehmen eingegeben werden. Ein Wert unter 90 Tage ist nicht möglich. Nach oben ist keine Grenze gesetzt. I.d.R. sehen die Datenschutzbehörden eine Löschfrist von 180 Tagen als akzeptabel und probat an.Der Löschprozess läuft in concludis automatisch ab und muss nicht begleitet werden.

Löschvorgaben Pool-Bewerber

Systemeinstellungen – Datenschutz - Löschvorgaben

Bewerber, die in den Pool gelegt wurden, werden

vorher um Zustimmung per E-Mail gebeten,
über ihre Pool-Aufnahme dann informiert und
nach einer bestimmten Tageszahl angefragt, ob sie weiterhin im Pool verbleiben wollen oder gelöscht werden sollen.

Die Frist für die Löschanfrage kann in diesem Menü festgelegt werden. Der Anfrage- und Löschprozess läuft in concludis automatisch ab und muss nicht begleitet werden.

Nachträgliche Zuordnung einer weiteren Stelle für den Bewerber

Wird ein Bewerber einem weiteren Projekt zugeordnet, dass einem anderen Verantwortlichen (juristischen Person) zuzuordnen ist, wird er automatisch per E-Mail um Einwilligung angefragt. Das neue Projekt wird dem Bewerber zugeordnet – ist jedoch für den Recruiter des anderen Unternehmens noch nicht sichtbar und kann auch nicht bearbeitet werden. Der Recruiter sieht den Kandidaten erst dann, wenn der Bewerber auf den Einwilligungslink in der E-Mail geklickt hat.

Session werden nach einer bestimmten Zeit abgemeldet

Eine laufende Session (Browser-Fenster, in dem concludis läuft) wird nach einer Inaktivität von drei Stunden abgemeldet und der Nutzer wird automatisch ausgeloggt. So wird ein missbräuchlicher Zutritt zu dem Programm bei Abwesenheit eines Nutzers erschwert.

Bewerberpool

Auf Daten im Bewerberpool können jeweils nur die Nutzer zugreifen, die dem Verantwortlichen (juristischen Person) angehören, bei der sich der Bewerber beworben hat.

Umgang mit Ausdrucken mit personenbezogenen Daten

Alle Ausdrucke (Anlagen, CV etc.) werden mit einem Aufdruck versehen, dass es sich bei dem Dokument um personenbezogene Daten handelt und entsprechend damit umzugehen ist.