FAQ Benutzer

Anlegen neuer concludis Nutzer

Um mit concludis arbeiten zu können ist ein fester Nutzerzugang zwingend erforderlich. Die Anlage neuer Nutzern kann mit einem Konfiguratoren- oder Administratorenzugang erfolgen. Es finden sich folgende Nutzerrollen im System:

Bewerter (i.d.R. Abteilungsleiter)
Administratoren (i.d.R Recruiter/Personalverantwortliche)
Konfiguratoren (i.d.R. Projektverantwortlicher Bewerbermanagement)
Beobachter (i.d.R. Betriebsratsmitglieder/Gleichstellungsbeauftragte)

Durch bestimmte Kombinationen der Nutzerrechte können die einzelnen Rollen bzgl. des Umfangs der Befugnisse auf- und abgewertet werden.

Mit der Nutzerrolle Konfigurator oder Administrator (mit dem entsprechenden Recht) können neue Nutzer unter der Rubrik:

"Unternehmen und Benutzer" mit Klick auf "Benutzer" -> "Neuer Benutzer" angelegt werden.

Folgende Eingabemaske erscheint:

Um die Anlage neuer Nutzer mit ihrem Rechteumfang zu erleichtern soll eine Rechtevorlage ausgewählt werden.

Rechtevorlagen werden ebenfalls in der Benutzerverwaltung angelegt (s. Screenshot):

Hinweis: Innerhalb der Vorlagen kann entschieden werden, ob eine Rechteanpassung auf alle bestehenden Nutzer übertragen werden soll oder lediglich für neue USER mit der Vorlage Gültigkeit haben soll.

Der gewählte Benutzername ist Teil der Zugangsdaten des USERs und kann nicht doppelt vergeben werden.

Mit Hilfe des Vor- und Zunamens können Aktivitäten in der Bewerber- bzw. Projekthistorie des jeweiligen Nutzers nachvollzogen werden.

Als zu hinterlegende E-Mail-Adresse empfiehlt es sich die Unternehmens- E-Mail-Adresse des neuen Nutzers zu wählen. Über diese E-Mail-Adresse erhält der USER systemrelevante, wie z.B. Termineinladungen und kann sein Passwort neu anfordern.

Ausgeübte Rolle als: Konfigurator!
Unter der Rubrik Unternehmen und Benutzer auf der linken Seite Benutzer wählen
Über der Userliste finden Sie den Button + Neuer Benutzer
Bei „Vorlagen“ die entsprechende Rolle „Bewerter“ „Administrator“, etc. auswählen
Ausfüllen der geforderten Daten, wie z.B. E-Mail-Adresse
ACHTUNG: vor der Rechtevergabe Benutzergruppe hinzufügen und ein Primäres Unternehmen
Ohne eine entsprechende Benutzergruppe kann der Nutzer keine ihm zugeordneten Bewerber sehen
Sie können am Ende auswählen ob eine Benutzerbegrüßung gesendet werden soll oder Sie erst die Rechte weiter bearbeiten wollen
Benutzergruppen und Rechte können jederzeit geändert werden

Ein/e Mitarbeiter/in hat seinen/ihren Nachnamen ändern lassen - wie wird der Benutzerdatensatz angepasst?

Ausgeübte Rolle als Konfigurator
Unter der Rubrik Unternehmen und Benutzer auf der linken Seite Benutzer wählen
entsprechenden Nutzer heraussuchen und Profil öffnen
Namen und E-Mail Adresse anpassen
Benutzernamen kann auch geändert werden - Achtung: Neue Nutzerbegrüßung muss versendet werden:

Anlegen neuer E-Mail-Vorlagen (Templates)

Ausgeübte Rolle als: Konfigurator!
Unter dem Reiter „Systemgrundlagen“ E-Mail Vorlagen auswählen
Das Dropdown-Feld anklicken und „Neue E-Mail Vorlage“ auswählen
Neue Vorlage erstellen
Bitte beachten: Korrekte Nutzung der Variablen (z.B. @@XY@@)!
Mit der Nutzung einer E-Mail Vorlage können weitere Schritte vollzogen werden: Nach Versand der E-Mail kann eine Archivierung des Kandidaten stattfinden, eine Vorlage kann zur Terminvereinbarung genutzt werden, so dass im Kandidatenprofil direkt ein Termin hinterlegt ist, u.v.m.