Unternehmen, Projekte, Kandidaten und Bewerbungen

So hängt Concludis zusammen: Unternehmen, Projekte, Kandidaten und Bewerbungen

Rubrik: Einstieg in Concludis

Inhalt

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine neue Position in Ihrem Unternehmen ausschreiben und Bewerber verwalten. Damit Sie verstehen, wie Concludis die verschiedenen Elemente miteinander verknüpft, führen wir Sie an einem praktischen Beispiel durch die Datenstruktur.

1. Das Unternehmen: Ihre organisatorische Basis

Jede Concludis-Instanz ist einem Unternehmen zugeordnet. Das Unternehmen bildet die oberste Ebene und enthält:

• Unternehmensstammdaten (Name, Adresse, Logo, Unternehmens Disclaimer, Branche)
• Datenschutzerklärungen und Signaturen
• Zentrale Einstellungen für Branding und Rechtliches
• Die Liste der verfügbaren Arbeitsorte (Standorte)

Wichtig: Unternehmen und Standorte sind in Concludis zwei getrennte Systemelemente. Ein Unternehmen kann mehrere Arbeitsorte haben, und jeder Arbeitsort wird als eigener Datensatz geführt.

2. Das Projekt: Ihre ausgeschriebene Stelle/Vakanz

In Concludis wird eine offene Position als Projekt angelegt. Ein Projekt gehört immer zu einem Unternehmen und ist mit mindestens einem Arbeitsort verknüpft.

Hinweis: soll einem Projekt mehrere Unternehmen zugewiesen werden müsste dies über die Arbeitsorte

Beispiel: Die PERBILITY GmbH schreibt die Position "Recruiter (m/w/d)" aus.

• Projekt: "Recruiter (m/w/d) – Vollzeit"
• Unternehmen: PERBILITY GmbH
• Arbeitsort: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Das Projekt enthält alle stellenspezifischen Informationen: Stellenbeschreibung, Anforderungen, Veröffentlichungseinstellungen für Jobbörsen und den definierten Bewerbungsprozess.

Um ein Projekt zu erstellen kann vorab in concludis ein Genehmigungsprozess durchlaufen werden.

3. Der Kandidat: Die Person im System

Ein Kandidat ist eine natürliche Person mit ihren persönlichen Stammdaten. Diese Informationen gehören zur Person – unabhängig davon, auf wie viele Stellen sie sich bewirbt:

• Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum
• Lebenslauf und Zeugnisse/Zertifikate als Dokumente
• Notizen zum Kandidaten oder Bewerbung des Kandidaten
• Klassifizierungen und Merkmale (Statuswert - Wo steht der Bewerber*in in meinem Recruitingprozess)

Wichtig: Eine Person kann mehrere Bewerbungen haben. Die Anzahl der Kandidaten und die Anzahl der Bewerbungen sind daher getrennt zu betrachten.

4. Die Bewerbung: Die Verknüpfung von Person und Projekt

Eine Bewerbung entsteht, wenn sich ein Kandidat auf ein konkretes Projekt bewirbt. Die Bewerbung verknüpft drei Elemente:

1. Kandidat (die Person)
2. Projekt (die Stelle)
3. Unternehmen (der Arbeitgeber)

Beispiel für Mehrfachbewerbung:

Max Mustermann bewirbt sich bei der PERBILITY GmbH auf zwei Positionen:

• Bewerbung 1: Max Mustermann → Projekt "Recruiter (m/w/d)" → PERBILITY GmbH
• Bewerbung 2: Max Mustermann → Projekt "HR-Manager (m/w/d)" → PERBILITY GmbH

Max existiert im System als ein Kandidat, hat aber zwei Bewerbungen. Jede Bewerbung durchläuft ihren eigenen Prozess mit individuellem Status, Klassifizierungen und Aktivitäten.

5. Was gehört zur Person, was zur Bewerbung?

Merke: Kandidatennotizen sind projektübergreifend sichtbar. Bewerbungsspezifische Notizen gelten nur für die jeweilige Projektzuordnung.

6. Arbeitsorte: Wo die Stelle angesiedelt ist

Arbeitsorte können Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt kann mehrere Arbeitsorte haben (z. B. bei standortübergreifenden Vakanzen).

Besonderheit: Wenn ein Bewerber sich auf ein Projekt mit mehreren Arbeitsortgruppen bewirbt, entsteht für jede Arbeitsortgruppe eine eigenständige Bewerbung. Die Vakanzzahlen summieren sich entsprechend.

7. Benutzergruppen: Wer sieht was?

Benutzergruppen steuern die Sichtbarkeit von Bewerbern und Projekten. Sie wirken als Filter für den Zugriff:

• Ein Benutzer benötigt Rechte für das Unternehmen, um dessen Projekte zu sehen.
• Die Benutzergruppe am Arbeitsort kann zusätzlich einschränken, welche Bewerbungen sichtbar sind.
• Projektzuordnungen und Prozessbeteiligung gewähren Zugriff auf konkrete Bewerbungen.

Praktisches Beispiel: Eine Führungskraft sieht nur Bewerber für Projekte, deren Arbeitsort ihrer Benutzergruppe zugeordnet ist – selbst wenn sie grundsätzlich Projektrechte hat.

8. Zusammenfassung: Die Hierarchie im Überblick

Kandidaten existieren unabhängig von Projekten, werden aber über Bewerbungen mit konkreten Stellen verknüpft. Ein Kandidat kann sich auf mehrere Projekte bewerben – jede Bewerbung wird separat verwaltet.

9. Warum diese Unterscheidung wichtig ist

• Reporting: Personenanzahl und Bewerbungsanzahl können unterschiedlich sein.
• Prozess: Jede Bewerbung durchläuft ihren eigenen Workflow.
• Datenschutz: Einwilligungen können sich auf einzelne Unternehmen beschränken.
• Sichtbarkeit: Benutzergruppen und Unternehmen bestimmen, wer welche Bewerber sieht.