Inbox/Bewerber e-Mails in concludis
Die concludis Inbox erweitert das Bewerbermanagement um eine zentrale E-Mail-Verwaltung direkt im System. Mit der concludis Plus Variante können eingehende Nachrichten von Bewerbenden übersichtlich innerhalb von concludis dargestellt und ohne Umwege direkt dort bearbeitet und beantwortet werden.
Dieser Artikel zeigt, welche Konfigurationen dafür notwendig sind und wo die E-Mail-Übersicht im System zu finden ist.
Einrichtung
Sobald das Tool aktiviert ist, steht im Konfigurationsbereich eine zusätzliche Einstellung zur Verfügung.
Navigiere dazu zu:
Einstellungen → Systemgrundlagen → Systemeinstellungen → Reiter „E-Mails“
Dort erscheint das neue Feld „E-Mail Empfang“.
Dieses muss über den Regler aktiviert werden, damit eingehende E-Mails von Bewerbenden in der concludis Inbox angezeigt und verarbeitet werden können.
Besonderheit bei Nutzung eines Smarthosts
Wird für den E-Mail-Versand ein Smarthost verwendet, erfolgt der Versand der Nachricht über den kundeneigenen Mailserver direkt an den Empfänger.
Für Antworten auf diese Nachricht wird jedoch eine separate Reply-To-Adresse verwendet. Diese Adresse gehört zur Domain helixjobs.de und wird von Concludis individuell für die jeweilige Bewerberkorrespondenz erzeugt.
Antwortet ein Bewerber auf die E-Mail, wird seine Antwort an diese spezifische Adresse gesendet. Dadurch kann Concludis die eingehende Nachricht automatisch dem richtigen Bewerbungsdatensatz und dem zugehörigen E-Mail-Verlauf zuordnen.
Eine alternative Möglichkeit zur Gestaltung des E-Mail-Empfangs finden Sie weiter unten unter „Eigene Empfangsadresse für die Bewerberkorrespondenz“.
Rechtemanagement für die concludis Inbox
Damit Nutzer die Inbox sinnvoll verwenden können, müssen die passenden Rechte gesetzt sein.
Grundvoraussetzung ist das Recht, E-Mails zu versenden. Nur so können Nachrichten direkt aus concludis heraus beantwortet werden.
Wenn ein USER nicht das Recht E-Mails versenden zugewiesen hat, jedoch Zugriff auf die Bewerberhistorie hat kann er die e-Mail Korrespondenz via Historieneinträge einsehen.
Wichtig: Nutzer mit eingeschränkten Rollen, wie z. B. Bewerter, können je nach Konfiguration nur begrenzten Zugriff auf E-Mail-Vorlagen haben. Das kann die Nutzung der Inbox in der Praxis einschränken.
Die Inbox findet sich auf dem jeweiligen USER Schreibtisch/Dashboard und die Eingänge können entsprechend gefiltert werden:
Weitere Informationen:
Die e-Mail Ist verschlüsselt und die Antwort(en) der Bewerber*innen werden dem Verlauf untergeordnet:
Falls der/die Bewerber*in die e-Mail nicht erhalten haben sollte und etwas an der originären e-Mail Adresse verändert wurde, kann die Kommunikation via "Nochmal senden" wieder aufgenommen werden.
KI-Erkennung Mailinhalt
Die eingehenden Bewerbermails werden mit unserer angebunden KI kurz analysiert. Diese kann u.a. erkennen, ob vom e-Mail Empfänger dringend eine Antwort benötigt wird. Zudem fasst sie den Inhalt der e-Mail kurz zusammen:
Eigene Empfangsadresse für die Bewerberkorrespondenz
Mit dem Concludis+ Feature „Inbox“ kann für Antworten von Bewerbern eine eigene Empfangsadresse verwendet werden.
Statt der von Concludis automatisch erzeugten Reply-To-Adresse der Domain helixjobs.de, über die eingehende Antworten dem jeweiligen Bewerbungsdatensatz und E-Mail-Verlauf zugeordnet werden, kann beispielsweise eine eigene Adresse wie bewerberkommunikation@firma.de genutzt werden.
Eingehende Nachrichten an diese Adresse werden über die Inbox verarbeitet und können so ebenfalls der Bewerberkorrespondenz in Concludis zugeordnet werden.
Wichtig bei der Einrichtung
Das verwendete Postfach sollte im Unternehmen ausschließlich für die Bewerberkorrespondenz über concludis genutzt werden.
Zusätzlich muss in diesem Postfach eine automatische Weiterleitungsregel eingerichtet werden:
- Alle eingehenden E-Mails werden automatisch an eine festgelegte concludis-E-Mail-Adresse weitergeleitet.
- Die dafür benötigte concludis-Adresse erhalten Sie von Ihrem concludis-Ansprechpartner.
Zuordnung der Antworten zum Bewerber
Damit concludis eingehende Antworten automatisch dem richtigen Bewerber zuordnen kann, enthält jede Antwort-E-Mail des Bewerbers den entsprechenden Referenz-Code.
Der Referenz-Code wird von concludis automatisch in die Antwortmail übernommen und dient dazu, die eingehende Nachricht eindeutig dem zugehörigen Bewerbungsdatensatz zuzuordnen.
Beispiel:
Sie versenden eine Nachricht über concludis mit der Antwortadresse (reply-to) bewerberkommunikation@firma.de. Antwortet der Bewerber auf diese E-Mail, wird die Antwort zunächst in das Postfach bewerberkommunikation@firma.de zugestellt. Über die darin enthaltene Referenz-Information kann concludis die Antwort anschließend automatisch dem richtigen Bewerber zuordnen.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass die automatische Weiterleitung im Postfach korrekt eingerichtet ist und eingehende Bewerberantworten zuverlässig an die von concludis bereitgestellte Adresse weitergeleitet werden.