Inbox/Bewerber e-Mails in concludis

Die concludis Inbox erweitert das Bewerbermanagement um eine zentrale E-Mail-Verwaltung direkt im System. Mit der concludis Plus Variante können eingehende Nachrichten von Bewerbenden übersichtlich innerhalb von concludis dargestellt und ohne Umwege direkt dort bearbeitet und beantwortet werden.

Dieser Artikel zeigt, welche Konfigurationen dafür notwendig sind und wo die E-Mail-Übersicht im System zu finden ist.

Einrichtung

Sobald das Tool aktiviert ist, steht im Konfigurationsbereich eine zusätzliche Einstellung zur Verfügung.

Navigiere dazu zu:

Einstellungen → Systemgrundlagen → Systemeinstellungen → Reiter „E-Mails“

Dort erscheint das neue Feld „E-Mail Empfang“.

Dieses muss über den Regler aktiviert werden, damit eingehende E-Mails von Bewerbenden in der concludis Inbox angezeigt und verarbeitet werden können.

Besonderheit bei Nutzung eines Smarthosts

Wird ein Smarthost für den E-Mail-Versand verwendet, entspricht die im Posteingang sichtbare Absenderadresse nicht zwingend der tatsächlichen Kundenadresse.

Die relevante Adresse für Antworten befindet sich in diesem Fall im Feld „Reply-To“. Dort ist die korrekte E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt, an die Antworten gesendet werden.

Rechtemanagement für die concludis Inbox

Damit Nutzer die Inbox sinnvoll verwenden können, müssen die passenden Rechte gesetzt sein.

Grundvoraussetzung ist das Recht, E-Mails zu versenden. Nur so können Nachrichten direkt aus concludis heraus beantwortet werden.

Zusätzlich wird das Recht auf Zugriff auf die Bewerberhistorie benötigt. Ohne dieses Recht sind weder vollständige E-Mail-Verläufe sichtbar noch Antworten auf einzelne Bewerbungs-E-Mails möglich.

Wichtig: Nutzer mit eingeschränkten Rollen, wie z. B. Bewerter, können je nach Konfiguration nur begrenzten Zugriff auf E-Mail-Vorlagen haben. Das kann die Nutzung der Inbox in der Praxis einschränken.

Die Inbox findet sich auf dem jeweiligen USER Schreibtisch/Dashboard und die Eingänge können entsprechend gefiltert werden:

Weitere Informationen:

Die e-Mail Ist verschlüsselt und die Antwort(en) der Bewerber*innen werden dem Verlauf untergeordnet:

Falls der/die Bewerber*in die e-Mail nicht erhalten haben sollte und etwas an der originären e-Mail Adresse verändert wurde, kann die Kommunikation via "Nochmal senden" wieder aufgenommen werden.