Bewerber an concludis weiterleiten 2025

Weiterleitung von Bewerbern und Bewerbungsunterlagen in das ATS

Um Bewerbungen effizient in unser Applicant Tracking System (ATS) zu überführen, bieten wir die Möglichkeit, Bewerberunterlagen aus verschiedenen Quellen wie Outlook oder anderen E-Mail-Systemen direkt an unser ATS weiterzuleiten. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten der Weiterleitung: mit oder ohne Projektzuordnung. Falls Sie e-Mail Bewerbungen noch nach dem älteren Verfahren (mit Projektcode im e-Mail Betreff) an das System weiterleiten, kommen Sie gern auf unser concludis Supportteam zu, um Mailchemie freizuschalten.

1. Weiterleitung ohne Projektzuordnung

Falls Sie einen Bewerber zunächst ohne direkte Zuordnung zu einem spezifischen Projekt in das ATS übernehmen möchten, können Sie die Bewerbungsunterlagen an die allgemeine Weiterleitungsadresse senden.

Schritte zur Weiterleitung:

1. Öffnen Sie Ihre E-Mail-Anwendung (z. B. Outlook).
2. Wählen Sie die E-Mail mit den Bewerbungsunterlagen aus.
3. Leiten Sie die E-Mail an folgende Adresse weiter: wg.INSTALLATIONSNAME@helixjobs.com
4. Die Unterlagen werden im ATS unter dem Filter "aktive Projekte" "In keinem Projekt" gespeichert, von wo aus sie einem passenden Projekt zugeordnet werden können.

💡Hinweis: Sie haben die Möglichkeit über Ihre Konfig. Rolle auf die Weiterleitungsadresse zuzugreifen. Gehen Sie hierfür über den Menüpunkt: Bewerben - Automatische Verarbeitung von e-Mails (CV-Reader). Dort finden Sie zum einen die Weiterleitungs-E-Mail Adresse für Ihre Installation und zusätzlich die allgemeine e-Mail Adresse für eine Bewerbung an Ihr Unternehmen.

2. Weiterleitung mit Projektzuordnung

Um Bewerber direkt einem bestimmten Projekt zuzuweisen, können Sie die jeweilige projektbezogene Weiterleitungsadresse nutzen.

Schritte zur Weiterleitung:

1. Navigieren Sie in Ihrem ATS zu Projekte - Übersicht
2. Suchen Sie das gewünschte Projekt in der Liste und klicken Sie das Menü (drei Punkte) an
3. Öffnen Sie unter Bewerber hinzufügen - per e-Mail weiterleiten
4. Wählen Sie die Bewerbungs-E-Mail aus und leiten Sie sie an die projektbezogene Weiterleitungsadresse weiter.
5. Die Bewerbung wird direkt dem gewählten Projekt im ATS zugeordnet.

Sie haben zudem die Möglichkeit weitere Parameter, wie die Quelle, mit an das ATS zu liefern.

Zusätzliche Hinweise

• Falls ein Bewerber mehrere Projekte in Betracht kommt, können die Bewerbungsunterlagen in das System importiert und anschließend manuell einem weiteren Projekt zugewiesen werden.
• Die Unterlagen (CV) werden vom im System hinterlegten CV-Reader automatisiert ausgelesen und der Bewerber wird standardisiert im System (Bewerberübersicht dargestellt).
• Im Betreff können Sie einen allgemeinen Hinweis geben (z.B. Bewerbung von Max Mustermann)
• Die Kandidaten-Vorprüfung unter Systemeinstellungen (im Konfig. Bereich)kann für weitergeleitete Bewerber aktiviert werden und verhindert ggfs. eine fehlerhafte Ansprache des Bewerbers im Zuge der Eingangsprozesses (Eingangsbestätigung).