Briefpapiere verwalten

Mit concludis haben Sie die Möglichkeit Ihre Kandidat:innen, neben E-Mail, auch in Briefform anzuschreiben. Falls nicht bereits geschehen, sprechen Sie bitte unseren concludis helpdesk an, um diese Funktion kostenlos für Sie zu aktivieren.

Wie wird ein Brief erstellt?

Um einen Brief zu erstellen gehen Sie den gleichen Pfad wie bei der Erstellung einer E-Mail an Ihre Kandidaten:innen. In der Bewerberübersicht wählen Sie im Bewerbermenü "Nachricht senden" und wählen das entsprechende Template aus:

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster für Ihre Nachricht. Dort können Sie am unteren Teil des Fensters durch "Brief erstellen" wählen, dass die Nachricht Brieftext ausgedruckt werden soll. Zunächst erscheint ein Hinweistext: "Bitte wählen Sie ein Briefpapier aus". Nachdem Sie dieses via Drop-down Feld ausgewählt haben klicken Sie erneut auf "Brief erstellen" und Ihre Nachricht geht im Briefformat in den Druck:

Wie und an welchem Ort wird ein Briefpapier in concludis hinterlegt?

Ausgeübte Rolle: Konfigurator!
Unter Einstellungen den Menüpunkt: Systemgrundlagen -> Briefpapiere verwalten anwählen
Sie können im Drop-Drown Feld anwählen, ob Sie eine neue Briefvorlage erstellen möchten, oder auf eine bestehende Vorlage zugreifen möchten
In der concludis Pauschale ist die Erstellung der ersten Briefvorlagen enthalten! Falls noch keine Vorlagen vorliegen wenden Sie sich bitte gerne an den concludis helpdesk, um Briefvorlagen zu beauftragen
Um eine weitere Vorlage zu hinterlegen, raten wir Ihnen eine bestehende Vorlage, die Ihrer neuen Vorlage ähnelt, auszuwählen und zu kopieren:

Bitte ändern Sie nach Erstellung der Kopie im ersten Schritt die Bezeichnung der Vorlage.
In Ihrer kopierten Vorlage werden alle Werte, wie Grafiken (Unternehmenslogo), Anordnungen der Textinhalte, etc. übernommen. Im Falle einer ähnlichen Briefvorlage können Sie in den einzelnen Rubriken einfach kleine Änderungen vornehmen
Durch "Vorschau" am unteren Bildrand können Sie stets überprüfen inwieweit Ihre Änderungen gegriffen haben

Hinweis: Als Grafik ist das Format .jpg zu hinterlegen. Bitte fragen Sie z.B. Ihre Marketingabteilung für eine Grafik dieses Formats an.

Falls Ihre neue Vorlage im Format von den bestehenden Templates abweicht empfehlen wir Ihnen im Drop-Down Feld "Neue Briefvorlage erstellen" auszuwählen.

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Bearbeitungsfelder kurz erläutert:

Absender: Sie fügen an dieser Stelle den kompletten Firmennamen und Hauptadresse ein und positionieren diesen Inhalt so, dass er im Brieffenster zu sehen ist. Die darunterliegende Empfängeradresse, die aus dem Bewerberdatensatz automatisch gezogen wird, ist in ihrer Positionierung abhängig von der Absender Zeile. Am Ende der jeweiligen Zeilen können Sie den Textblock in "mm" positionieren. Am unteren Bildrand finden Sie eine kleine Erläuterung zur Positionierung:

Schriftart und -größe können ebenfalls angepasst werden

Info Block: Im Info Block können Sie weitere Kontaktmöglichkeiten darstellen. Informationen wie E-Mail Adresse und telefonische Durchwahl der jeweiligen Abteilung, Ansprechpartner und komplette Anschrift des Unternehmens können dort eingetragen werden. Hinweis: An dieser Stelle können Sie mit Variablen arbeiten. So wird z.B. automatisch der Name des Bearbeiters und seine Kontaktdaten (sofern sie im Benutzerprofil hinterlegt sind) im Info Block hinterlegt. Am unteren Bildrand der Briefbearbeitung finden Sie nützliche Variablen, die Sie via copy+paste dort eintragen können. Eine Kunden fügen bereits im Info Block (via Variable @@date@@) das Datum ein.
Datum: Das Datum der Brieferstellung können Sie via Variable @@date@@ separat im Brief positionieren.
Betreff: Den Betreff positionieren Sie über Ihren Briefinhalt. Sie können dort einen festen Betreff hinterlegen, oder die Zeile "leer" lassen. Beim Erstellen einer Nachricht in concludis, wird auf den Betreff Ihres gewählten E-Mail Templates zurückgegriffen, oder Sie haben beim erstellen noch die Möglichkeit einen Betreff zu hinterlegen. Um den Betreff in Ihrem Brief hervorzuheben können Sie ihn "fett" darstellen lassen.

Text: Der komplette Briefinhalt (Bodytext) zieht sich aus Ihren bereits bestehenden E-Mail Template, bzw. im Falle einer "blanko-Vorlage" Ihres eingegeben Textes. Dem Bodytext fehlt es i.d.R. an einer Verabschiedungsklausel und Signatur. Diese werden, im Falle von E-Mail Nachrichten, aus den Signaturen automatisch dem Inhalt hinzugefügt. Bei Erstellung eines Briefpapiers müssen Sie sowohl eine Signatur wie auch eine Verabschiedungsklausel (wie im Grafikbeispiel) im Textcontainer hinzufügen. Im Beispiel wurde die Signatur durch Variablen dargestellt. Dieses Vorgehen empfehlen wir. Falls Sie sich dafür entscheiden eine feste Person oder Abteilung in Ihrer Briefvorlage als Verfasser zu hinterlegen, müssen Sie stets Ihre Briefpapiervorlagen auf Aktualität prüfen. Diesen Arbeitsschritt umgehen Sie mit dem setzen von Variablen. Bei der Positionierung des Textes gibt es eine Besonderheit: Der Textblock auf der ersten Briefseite erhält durch den Briefkopf, die Betreffzeile und dem Infoblock eine andere Positionierung (Textbeginn ist tiefer positioniert). Auf den Folgeseiten sollte der Bodytext höher liegen. Aus diesem Grunde finden Sie - im Bearbeitungsfeld: Text - zwei Positionierungszeilen.
Intro ab Seite 2: In diesem Bearbeitungsfeld muss kein Inhalt eingefügt werden. In seltenen Fällen möchten Kunden auf jeder Ihrer Briefseiten eine fortlaufende Startinformation einfügen. Dies kann hier definiert werden.
Signaturgrafik auf letzter Seite: Wenn Sie im Text Bearbeitungsfeld eine Signatur eingetragen haben, müssen Sie in diesem Bearbeitungsfeld keine Änderungen vornehmen.
Hintergrundgrafik Seite 1 und folgende: Hier empfiehlt es sich eine Grafik Ihres bestehenden Blanko-Briefpapier hochzuladen (.jpg - Bitte fragen Sie z.B. Ihre Marketingabteilung für eine Grafik dieses Formats an). Das Unternehmenslogo, Eintrag ins Handelsregister, Geschäftsführung, Bankverbindung etc. findet sich auf Ihrem Briefpapier wieder.
Hintergrundgrafik Seite 2 und folgende: In den meisten Fällen findet sich auf der ersten Seite einer Briefvorlage noch Zusatztexte, wie der Absender oder Informationszeile mit Datum, Abteilung, Kürzel, etc. Die zweite Briefseite kann ohne diese Zusatztexte auskommen und benötigt ggfs. lediglich die Unternehmenslogo-Zeile. Aus diesem Grund können Sie in diesem Bearbeitungsfeld ein weiteres .jpg einfügen, welches fortlaufend für alle weiteren Briefseiten verwendet wird.
Bezeichnung: Sie tragen an dieser Stelle den Namen für Ihr Briefpapier ein. Wählen Sie einen eindeutigen Namen, so dass Ihre Kollegen die entsprechende Vorlage direkt finden und im Nachrichtenfenster auswählen können:

Hinweis: Die "Vorschau" im Nachrichtenfenster der Bewerberübersicht bezieht sich auf eine E-Mail Nachricht, nicht auf eine Vorschau Ihres Briefes. Wenn Sie den Brief erstellen können Sie Ihr PDF Dokument sehen und ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass, wenn Ihr E-Mail Template mit weiteren Aktivitäten verknüpft ist, concludis automatisch weitere Schritte mit dem Kandidaten vollzieht, sobald Sie auf "Brief erstellen" klicken. Dh. wenn Sie eine "Absage" als Brief erstellen und diese Textvorlage mit dem Statuswechsel "abgesagt" verknüpft ist, wird Ihr Bewerber nach Erstellung des Briefes auf "abgesagt" gestellt und ggfs. archiviert.