Benutzergruppen

Was sind Benutzergruppen

Über die Benutzergruppen kann man innerhalb eines Unternehmens eine Sichttrennung durchführen. Das bedeutet, wenn sich Kandidaten für ein Unternehmen bewerben können Sie über die Benutzergruppen steuern, ob Ihre User alle den Kandidaten sehen können. Zusätzlich können Sie ihren Usern über den Benutzergruppen Connector noch Gruppenaktionen zuweisen.

Anlegen und Verwalten

Anlegen

Wenn das Modul Benutzergruppen aktiviert ist, können Sie als Konfigurator über Unternehmen und Benutzer, Benutzergruppen anlegen.

Bei der Anlage vergeben Sie einen Gruppennamen und ein Kürzel. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit eine feste E-Mailadresse und / oder eine feste Signatur zu hinterlegen. Die Option + ohne Gruppe besagt das die User in dieser Benutzergruppe auch Kandidaten sehen können die keine Benutzergruppe haben. Das kann vorkommen, wenn ein Kandidat manuell hochgeladen wird oder wenn die Benutzergruppe bewusst entfernt wurde.

In das Mappingfeld können Sie eine ID eintragen. Diese dient für Sie zur Identifizierung. Über concludis werden zufällige IDs vergeben.

Mit Klick auf Speichern ist die Benutzergruppe angelegt und kann weiterbearbeitet werden.

Verwalten

Wenn die Benutzergruppen angelegt sind, kann man über den kleinen Stift auf der rechten Seite User zufügen oder entfernen. Nachdem Sie auf den Stift geklickt haben, klappen zwei Böcke auf. Im linken Block sehen Sie alle User, die dieser Benutzergruppe zugewiesen sind. Im rechten Block sehen Sie alle User die zur Auswahl stehen. Wenn Sie nun einen User markieren können Sie über die Pfeile zwischen den beiden Blöcken User zufügen oder entfernen. User die sich bereits in der Benutzergruppe befinden, tauchen im rechten Block nicht zur Auswahl auf.

Speichern nicht vergessen.

Gruppenaktionen zuweisen

Ist Ihnen der kleine Schraubenschlüssen aufgefallen? Neben der rechten Box finden Sie einen Schraubenschlüssen, wenn Sie hier einmal klicken öffnet sich ein mächtiges Werkzeug.

Sie haben drei Reiter. Im ersten Reiter Nutzungsfilter, können Sie vorbelegen welche Zugriffsrechte User aus dieser Benutzergruppe haben sollen. Wenn Sie den Haken bei alle entfernen öffnet sich ein Dropdown Menu indem Sie die Einschränkungen vornehmen können.

Dabei gilt aber folgendes zu beachten. Die Einschränkung im Benutzergruppen Connector ist nur eine Schnittmenge aus den tatsächlich hinterlegten Elementen. Ich erkläre es am Beispiel der Mail Templates. Wenn im Projekt alle verfügbaren E-Mail Templates hinterlegt sind über den Benutzergruppen Connector aber nur drei Absage E-Mails ausgewählt werden, dann haben die User dieser Benutzergruppe nur Zugriff auch die drei Absage E-Mails. Folgende Punkte können eingeschränkt werden:

E-Mail Templates
Briefbögen
Fragebögen
Stellenbörse
Workflow
Anzeigenvorlagen
Anzeigenlayout
xml Schnittstellen
Kurzprofile
Genehmigungsprozesse

Über den zweiten Reiter kann man den Usern noch Zugriffe auf den Bewerberpool ermöglichen. Auch hier gilt zu beachten, dass im User Datensatz grundsätzlich das Recht auf den Pool gegeben sein muss.

Im dritten Reiter können Sie den Arbeitsort hinzufügen. Wenn Sie an dieser Stelle einen Ort hinterlegen kommen weitere Drop Down Menus. Sie können dann den Projektleiter, Bewerter, Beobachter und die Stellenbörse vorbelegen.

Wird nun in einem Projekt die Benutzergruppe und der Projektort ausgewählt, werden die vorbelegten Werte mit dem Speichern ausgefüllt.

3 Häufige Fragen

Können einem Projekt zwei (oder mehr) Benutzergruppen hinzugefügt werden, so dass der Bewerber zwei (oder mehr) Benutzergruppen zugefügt bekommt?

nein, einem Projekt kann lediglich eine Benutzergruppe zugeordnet werden, aber...
Über die Projektorte können eingehende Bewerber mehrere Benutzergruppenzuordnungen erhalten
Rolle: Administrator: Wählen Sie das entsprechende Projekt -> wählen Sie den Reiter: "Stellenbörse"
Wählen Sie in der Zeile "Projekt-Ort" die entsprechenden Orte
Mit Klick auf den jeweiligen Ort können Sie eine Benutzergruppe für diesen Ort hinzufügen und/oder entfernen
Es kann also pro Projektort eine andere Benutzergruppe ausgewählt werden
Mit der Wahl auf "Primäre Benutzergruppe" wird dem Bewerber, bei Auswahl des Ortes, die Benutzergruppe, die bei Erstellung des Projektes ausgewählt wurde hinzugefügt.
Im Konfigurationsbereich können Sie Ihren Standorten direkt einer Benutzergruppe hinzufügen unter dem Menüpunkt: "Projekte" -> "Standorte"
Wichtig: Bewerbern werden nicht automatisch mehrere Benutzergruppen hinzugefügt! Dies geschieht ausschließlich, wenn der Bewerber sich auf die entsprechenden Standorte bewirbt.