FAQ Recruitingprozess

Wie können Bewerbungen im fortgeschrittenen Bewerbungsprozess für neue USER zugänglich gemacht werden?

Es kommt oft im Recruitingprozess vor, dass z.B. nach einemstattgefundenen Erstgespräch weitere Mitarbeiter eines Unternehmens (wie z.B. Abteilungsleiter) oder auch Urlaubs- und Krankheitsvertreter am weiteren Prozess des jeweiligen Bewerbers teilnehmen möchten.

Sie können bei einem Folgetermin neue USER über das Termineinladungstemplate hinzufügen. Auf diese Weise wird der jeweilige Bewerber für den USER in der Bewerberübersicht sichtbar (sofern die Benutzerrechte dies zulassen).

In der Praxis kann es vorkommen, dass Mitarbeiter bei z.B. Bewerbungsgesprächen spontan teilnehmen (z.B. Krankheitsvertretung), ohne das Sie in concludis im Vorhinein zu dem Termin eingeladen wurden. Sie haben die Möglichkeit über "Termin dokumentieren" USER in den vergangenen Prozess mit einzubinden. Auf diese Weise kann der "neue" User den Kandidaten im Termin bewerten und das Profil wird ihm sichtbar.

Weshalb findet sich in der E-Mail an den Bewerber nicht die gewünschte Signatur?

Im ersten Schritt sollten Sie sich im Kofigurationsbereich, unter E-Mail Vorlagen, die entsprechende E-Mail Vorlage heraussuchen.

Hinweis: die E-Mail Vorlage kann auch unter den Workflow-Vorgängen zu finden sein.

Sie legen sowohl bei den E-Mail Vorlagen unter E-Mail Vorlagen, als auch bei den Workflow Vorgängen fest auf welche Signatur das System zurückgreifen soll:

Wenn "keine Signatur" angewählt ist, wird die E-Mail ohne Signatur an die Kandidaten versendet.

Bei "bestimmte Signatur" kann z.B. die persönliche Signatur eines concludis Nutzers in der E-Mail hinterlegt werden. Persönliche Signaturen legen Sie im Konfigurationsbereich unter "Systemgrundlagen" -> "E-Mail Signaturen" an. Hier können Sie zudem prüfen, ob ggfs. eine Signatur fälschlicherweise überschrieben wurde. Hinweis: concludis schlägt Ihnen vorhandene Signaturen vor, sobald der erste Buchstabe im Feld eingetragen wird. Ggfs. wurde hier die falsche Signatur hinterlegt.

Es könnte auch in E-Mail-Vorlagen als Signatur-Einstellung die dynamische Variante hinterlegt sein. Das bedeutet, das System prüft nach einer bestimmten Prioritäten-folge mögliche Signaturen, die es verwenden kann. Diese sieht wie folgt aus:

Projekt-Signatur
Mailvorlagen-Signatur - dynamisch s.o.
Unternehmen-Signatur
Stellenbörsen-Signatur
Signatur des Bearbeiters
Benutzergruppe(n) des Bewerbers (falls nicht mehr als eine gefunden wurde)
Benutzergruppe(n) des Bearbeiters (falls nicht mehr als eine gefunden wurde)
Standard-Signatur

Falls also eine nicht erwünschte Signatur in der E-Mail an Ihre Kandidaten versendet wurde und die dynamische Signatur-Variante in der entsprechenden Vorlage angewählt ist, muss jeder Schritt der Prioritäten-folge geprüft werden.

Wie können Dokumente rund um die Bewerbung nachgereicht werden?

Wenn Ihnen Ihr Bewerber zusätzliche Bewerbungsunterlagen per Mail nachreicht können Sie diese schnell und einfach via Weiterleitung an das System weiterleiten. Mit der dazugehörigen Bewerber ID landen die Unterlagen direkt im richtigen Bewerberprofil. Sie finden die Adresse, wenn via Mouse-Over über den Bewerbernamen "streichen":

Hinweis: Sie können Ihren Bewerbern bereits in der Eingangsbestätigung oder in weiteren E-Mail die Möglichkeit geben weitere Unterlagen in Ihrem Bewerberprofil nachträglich hochzuladen. Verwenden Sie hierfür in Ihren E-Mail Vorlagen folgende Variable @@pid@@. Die Variable wird beim Bewerber als Weiterleitungs-E-Mail-Adresse mit seiner Bewerbungs-ID aufgelöst.

Weshalb kann ein Nutzer zwar seine Projekte, jedoch nicht die Bewerber im Projekt sehen?

Die Ursache könnte bei den, für das Projekt ausgewählten, Arbeitsorten liegen
Bei dem Arbeitsort des Projektes könnte eine andere Benutzergruppe ausgewählt sein, als wie die im Projekt und in dem Nutzer-Datensatz hinterlegt ist

Diese kann manuell im Projekt (Stellenbörse – Arbeitsort- Benutzergruppe ändern) in die gewünschte Benutzergruppe umändern

Dementsprechend erhalten die neuen Bewerber die richtige Benutzergruppe
Im Falle der bereits eingegangen Bewerbern muss sie die Benutzergruppe manuell angepasst werden: